Die Covid-19-virus het vastrapplek in Suid-Afrika gekry en al meer mense werk van die huis af om infeksies te probeer vermy. Hier is raad vir die tuisblyers.
Danksy tegnologie is dit lankal vir baie mense moontlik om van die huis af te werk, maar kwellings oor produktiwiteit en die impak op samewerking en spanwerk het meegebring dat baie maatskappy skepties gebly het.
Dit het nou oornag verander. Omdat kontak tussen werknemers kan meebring dat hulle siek word, kan dit op die lang duur juis produktiwiteit strem as hulle op kantoor werk.
Gevolglik eksperimenteer selfs maatskappye wat dit nooit voorheen oorweeg het nie daarmee om hul personeel by die huis te laat werk.
Advaita Naidoo, bedryfshoof by die internasionale werwingsagentskap Jack Hammer, sê die finansiëledienste- en tegnologiesektore in Suid-Afrika is aan die voorpunt van werkplekke wat buigsame werkure en afstandwerk aangryp.
"Afstandwerk en buigsame werkure is nog nie behoorlik in Suid-Afrika aangegryp nie," sê John Woollam, uitvoerende hoof van Euphoria Telecom, "maar dit hou talle voordele in geval van aansteeklike siektes (soos Covid-19), toenemende verkeersdruk en beurtkrag."
Dit is egter nie so maklik om bloot al jou werknemers huis toe te stuur en te hoop jou werkplek sal normaalweg funksioneer nie. Sakeondernemings, veral dié wat nog nie nuwe werkswyses aangegryp het nie, bekommer hulle dus tereg oor wie die telefone sal beantwoord as werkers genoop word om vir weke van die huis af te werk.
Hoe gemaak met die kantoor se telefone?
Gevorderde kantoortegnologie soos wolkbergingsdienste kan egter die oorskakeling van 'n kantoor-gegronde arbeidsmag na een van afstandswerk aansienlik vergemaklik.
Woollam stel die volgende maatreëls voor:
Skakel oor van 'n analoogstelsel na 'n wolkbergingstelsel. Jou telefoondiensverskaffer sal vir jou 'n virtuele telefoonnommer gee wat beteken dié nommer kan geskakel word sover as wat wolkbergingsdienste strek. Maak net seker jy het jou telefoonantwoorddiens dienooreenkomstig gestel.
- Telefoondienste wat gegrond is op wolkberging beteken ook werkers kan hul werktelefone tuis beantwoord - kompleet asof hulle van die kantoor af werk. Dit word bewerkstellig deur hul telefoonhandstukke by die werk met hul internet tuis te verbind.
- As jou wolkberging-telefoondiens voorsiening maak vir 'n selfoon-app, kan jy selfs jou selfoonnommer omskakel na jou werksnommer, maak nie saak waar jy jou in die wêreld bevind nie.
Daar is heelwat apps beskikbaar om tuisblyers in staat te stel om met mekaar te kommunikeer. WhatsApp is 'n goeie plaasvervanger vir gewone telefoonoproepe omdat dit data eerder as lugtyd gebruik en dus gewoonlik goedkoper uitwerk. Microsoft se Teams, die vergadering-app Zoom en Skype het almal produkte waarmee baie mense gemaklik op een slag kan vergadering hou.
"Dit is lankal moontlik om 'n mobiele en afstandgegronde arbeidsmag te bestuur," sê Woollam. "Met moderne tegnologie kan talle maatskappye hul sake virtueel bedryf en vergaderings aanlyn hou."
Raad vir Jan Tuisblyers
Selfs al werk jy op die oomblik nog nie van die huis af nie, is dit raadsaam om solank dinge gereed te kry vir wanneer die oomblik aanbreek.
Maak seker jy het al die nodige sagteware, toebehore en inligting om tuis te kan werk - dit behels eenvoudige dinge soos om dokumente en telefoonnommers wat op jou tafelrekenaar by die werk gestoor is na 'n USB-stafie oor te dra.
Kantoorwerkers is baie gewoond daaraan dat daar assistente en steundienste is om hul praktiese probleme op te los. Nou sal jy self moet planne maak.
Wanneer jy van die huis af werk, is dit baie maklik dat jou aandag afgelei kan word. Alhoewel enige plat oppervlak soos 'n kombuistafel- of toonbank kan dien as 'n werkruimte, is dit raadsaam om 'n area te kies waar jy in vrede kan werk.
Besluit watter ure jy gaan werk, en hou daarby. Sommige mense werk meer produktief by die huis sonder die gedurige onderbrekings van 'n kantoorsituasie, maar vir ander is die versoeking om werktyd vir huisdinge te gebruik net te groot.
Onthou dat jou werkgewer jou waarde vir die maatskappy meet aan wat jy bereik - veral noudat jou blote teenwoordigheid niks tel nie. Maak dus seker dat jy die ure insit wat nodig is om jou werk behoorlik te doen.
'n Goeie begin is om jou werksdag stiptelik te begin, al is jy by die huis. As jy byvoorbeeld om 09:00 inval, maak seker jy is aangetrek en die huis is in orde voordat die uur aanbreek.
Kommunikeer gereeld en doeltreffend met jou kollegas. As jy tuis werk, is daar nie die geleentheid om gou by jou kollega se lessenaar aan te doen as jy wil terugvoering hê oor 'n verslag of die vordering met 'n taak nie. Maak dus seker daar is duidelik uiteengesette spertye en afsnydatums vir projekte en opdragte - dit geld werkgewers en werknemers - en dat almal gereeld terugvoering gee oor die vordering daarvan.
Hou ook jou kollegas op hoogte van jou dagprogram, werkure en op watter tye jy nié bereikbaar is nie.
Skakel maar van tyd tot tyd die kamera aan, al voel dit 'n bietjie eienaardig. Dit verbeter tog die gehalte van kommunikasie as 'n mens mekaar kan sien.
Vir baie gesprekke of vergaderings is video-verbinding onnodig (en soms nie wenslik nie as jy beperkte dataspoed het), maar dit is ook 'n goeie manier om in aanraking te bly met jou kollegas.
So, skakel maar van tyd tot tyd die kamera aan, al voel dit 'n bietjie eienaardig. Dit verbeter tog die gehalte van kommunikasie as 'n mens mekaar kan sien.
Die kans is goed dat die wêreld van werk ná korona anders daar gaan uitsien. Noudat baie maatskappy gedwing word om tydelik oor te skakel na tuiswerk, is dit baie moontlik dat talle in die toekoms meer van hul werkers van die huis af sal laat werk. Dit is 'n werksomgewing wat diegene gaan bevoordeel wat gedissiplineerd is, onafhanklik is en inisiatief gebruik.
Maak seker dat jy nóú oplossings vind vir die struikelblokke wat daar ten opsigte van jou produktiwiteit mag wees. In die post-korona-ekonomie gaan dit jou ongetwyfeld baat.
Wees kuber-veilig by die huis
- Hanteer enige e-pos wat gaan oor Covid-19 versigtig en maak seker dat die inligting vanaf 'n betroubare bron gestuur is. Moet ook nie enige vreemde skakels of aanhegsels oopmaak nie.
- As jy by die huis werk en persoonlike toerusting gebruik, soos jou persoonlike skootrekenaar, moet jy seker maak dat jy al die regte sagteware en teenvirussagteware het. Maak ook seker dat jy nie korrupte dokumentasie aanstuur en versprei nie en doen gereeld skanderings om virusse betyds op te spoor.
- Maak seker dat jou WiFi-konneksies met 'n wagwoord beskerm word. En maak ook seker dat die wagwoord ingewikkeld en moeilik is om te ontsyfer.
- KnowBe4
