Verbeel jou dat jy in 'n deeltitelskema woon waar daar sowat 250 eenhede is. Jy en 'n paar ander inwoners het aan die gesels geraak en soos so dikwels gebeur in jul gesprekke, het jul besorgdheid oor die onvoldoende instandhouding van die skema die gesprek oorheers, asook frustrasie omdat julle meen dat die onbeholpe nutsman vir julle as eienaars skade berokken.
Een van vele voorbeelde is die onlangse geval toe die skema se kragopwekker onklaar geraak het. Die nutsman het almal laat verstaan dat hy weet hoe om dit self reg te maak, teen 'n klein bykomende fooitjie omdat dit buite sy normale dagtake val.
Die skade wat hy toe in sy "regmaakproses" veroorsaak, het tot gevolg gehad dat die regspersoon groot dele van die masjinerie moes vervang teen 'n gewigtige premie!
Maar julle het ook gehoor, by ander eienaars wat al 'n paar keer met 'n trustee of twee oor die aangeleentheid gesels het, dat die einste nutsman, wat die swaer is van die voorsitter van die trustees, eintlik 'n "lekker" ou is wat enigiets vir jou sal doen. Die arme ou kry finansieel swaar, maar gelukkig staan die trustees soos een man agter hom.
Dit is nou vir sommige eienaars duidelik dat die trustees nie die beste belange van die skema op die hart dra nie en dat hulle inderwaarheid die eienaars laat opdok vir hul "liefdadigheidsgebare".
Julle besluit daarom dat die tyd ryp is om 'n spesiale algemene vergadering te hou ten einde, by wyse van 'n mosie geneem deur 'n meerderheidsbesluit, 'n nuwe voorsitter te verkies en om die nuut saamgestelde groep trustees aan te sê om 'n bevoegde nutsman of diensverskaffer aan te stel vir die instandhouding van die skema.
Spesiale vergadering
Daar is heelwat hoepels waardeur 'n klein groepie eienaars in 'n deeltitelskema sal moet spring ten einde só 'n spesiale algemene vergadering te kan belê. Vernaam is die vereiste dat die trustees so 'n vergadering móét byeen roep as eienaars wat 25% van die deelnemingskwota hou, so 'n vergadering skriftelik aanvra.
Die versoek aan die trustees sal moet staaf dat die vereiste persentasie eienaars ingestem het, tesame met detail van die voorgestelde resolusies. Die trustees moet dan so spoedig doenlik die vergadering belê en die eienaars inlig van die beoogde vergadering.
Omdat julle die proses as dringend beskou en dit so gou as moontlik wil laat gebeur, benodig julle natuurlik die e-posadresse van die eienaars. Gelukkig verplig die Deeltitelbestuurswet die trustees om 'n rekord by te hou van onder meer die kontakbesonderhede van alle eienaars en okkupeerders, en Bestuursreël 27(4) (in die regulasies tot die DBW) bepaal dat sulke rekords aan onder andere 'n eienaar beskikbaar gestel móét word binne tien dae.
Daarom rig julle 'n versoek aan die voorsitter en vra dat die e-posadresse van al die eienaars aan julle gestuur word sodat julle hulle van die situasie in kennis kan stel, en hul instemming bekom soos vereis, ten einde die vergadering byeen te kan roep.
Nie so vinnig nie, antwoord die voorsitter, want weet julle dan nie van die Wet op die Beskerming van Persoonlike Inligting 4 van 2013 (die Popi-wet) nie? Daardie wet reguleer hoe openbare en private ondernemings persoonlike inligting insamel, gebruik, deel, berg, argiveer en vernietig.
Onder meer word dit spesifiek uitgelig dat ondernemings wat persoonlike inligting van jou besit, sodanige inligting nie sonder meer aan iemand anders mag gee of bekend maak nie. (Persoonlike inligting is 'n sambreelterm en verwys na inligting wat 'n persoon identifiseerbaar maak, soos byvoorbeeld 'n identiteits- en/of paspoortnommer; geboortedatum, ouderdom, telefoonnommers, e-posadres, fisieke adres, geslag, ras en etnisiteit, foto's, biometriese data, geloof en dies meer.
Hoe wyd strek Popi?
Hier ontstaan dus nou oënskynlik 'n dilemma: Aan die een kant is daar die volgende: Die DBW wat eienaars verplig om die regspersoon in kennis te stel van enige verandering in eienaarskap of okkupasie van 'n eenheid (art 13(1)(f) DBW); Bestuursreël 27(2)(b) wat 'n lys bevat van die tipe inligting wat die regspersoon moet byhou (soos 'n lys van die trustees, eienaars, huurders tesame met identiteits- of paspoortnommers; die adresse van elke eenheid asook die kontakbesonderhede enepos adresse van eienaars); en Bestuursreël 27(4) wat aandui dat die inligting wat in 27(2) gehou word, beskikbaar gestel moet word aan 'n eienaar of verbandhouer wat skriftelik daarvoor aansoek doen.
Aan die ander kant is daar die Popi-wet wat streng perke plaas op onder meer die uitgee van inligting wat 'n onderneming besit.
Beteken dit dat die voorsitter kan weier om die inligting aan julle te gee?
Nee. 'n Mens moet onthou dat die Popi-wet nie in isolasie bestaan nie, maar saamgelees moet word met die DBW, welke wet uitdruklik voorsiening daarvoor maak dat die trustees (of bestuursagent) bepaalde rekords moet hou en aan eienaars beskikbaar moet stel, soos hierbo genoem. Daar is geen bepaling in die Popi-wet wat dit verbied nie. Die trustees (en bestuursagent, indien van toepassing) moet wel redelik voldoende maatreëls inspan wat verlies van, skade aan of ongemagtigde toegang tot die inligting sal voorkom (artikel 10 Popi-wet).
Verder moet 'n mens onthou dat artikel 11(1)(f) van die Popi-wet bepaal dat 'n instansie sekere private inligting aan 'n ander bekend mag maak in soverre dit deur daardie persoon benodig word om 'n wettige belang na te streef. In die geval van 'n deeltitelskema waar 'n eienaar rekords benodig ten einde ander eienaars te kontak met die oog op die reël van'n spesiale algemene vergadering, sal die vereiste van art 11(1)(f) nagekom wees en is die toestemming van die betrokke persone (eienaars) nie 'n voorvereiste om dit met die aansoeker te deel nie.
Hou goed rekord
Dit behoort gepas te wees dat die trustees of bestuursagent vra dat die aansoeker uitstip waarvoor hy of sy die rekords benodig, sodat hulle 'n rekord het van die tipe versoek en kan aandui waarom die versoek toegestaan is, naamlik omdat dit binne art 11(1)(f) val, soos gelees saam met Bestuursreël 27(4).
Terselfdertyd behoort die trustees die aansoeker se instemming te verkry dat hy of sy stappe sal neem om te verseker dat die inligting veilig by hom of haar gehou sal word en dat, sodra dit gebruik is vir die regmatige doel waarvoor dit aangevra is, naamlik om 'n vergadering van eienaars te reël, hy of sy die inligting aan sy of haar kant sal vernietig (behalwe natuurlik as enige eienaar intussen vir hom of haar toegelaat het om sy of haar details te behou).
Die trustees mag egter nie weier om die inligting deur te gee nie, want dan is hulle skuldig daaraan dat hulle nie alleen die DBW oortree nie, maar ook die persoon wat aansoek doen se grondwetlike reg van toegang tot inligting belemmer.
('n Versoek om die e-posadresse te bekom sodat die eienaar sy of haar eie instandhoudingsdiens aan almal kan adverteer, sal egter, byvoorbeeld nie binne art 11(1)(f) se aanwending val nie.)
- 'n Mens kan nog aan verskeie voorbeelde dink waar die wetlike vereistes om inligting te beskerm, klaarblyklik bots met die bepalings van die DBW. Ons sal in volgende rubrieke ook in meer besonderhede daarna kyk
