Die Deeltitelbestuurswet (DBW), regulasies uitgevaardig daarkragtens en die voorgeskrewe Bestuursreëls (BR’s) stel duidelike verpligtinge waaraan trustees deurlopend in hul termyn moet voldoen. Omvattende jaarbeplanning en netjiese papierwerk verminder die risiko van dispute, onsekerheid oor belangrike sake, en lastige regs- en finansiële verrassings.
Hier volg ’n lys van take waaraan trustees gerus reeds aan die begin van elke jaar aandag aan kan gee. Dit verteenwoordig ’n kombinasie van wetlike vereistes en goeie bestuurspraktyke.
1. Lys van eienaars en inwoners se besonderhede
Gaan die lys na wat die name, eenheidnommers, en status van betrokke persone bevat (eienaars, huurders, lewensreghouers, ensomeer) en maak seker dat dit op datum en volledig is.
Elke trustee en bestuursagent behoort dié lys byderhand te hou. Indien onsekerheid bestaan, moet die nodige feite nagegaan word.
Indien daar WhatsApp-groepe (of dergelike) vir doeleindes van kommunikasie met eienaars en inwoners bestaan, maak seker dat dit ook die mees onlangse inligting bevat. Mense wat intussen uit die skema vertrek het, se besonderhede moet van die groepe verwyder word. Hulle is nie meer geregtig op inligting met betrekking tot die skema se bewoning en bestuur nie.
2. Kommunikeer met eienaars en inwoners
Dit is goeie praktyk om aan die begin van elke jaar ’n skrywe of boodskap aan eienaars en inwoners te stuur; dit bevorder vertroue en gee duidelikheid oor belangrike sake.
Die inhoud daarvan sal natuurlik uniek wees vir elke skema, maar benewens goeie wense vir die nuwe jaar, is die soort kommunikasie nuttig om persone te herinner aan wie die trustees en bestuursagent is en aan welke persoon of persone enige navrae en klagtes gerig kan word. Dit is wenslik om noodnommers deur te gee en om inwoners te herinner aan belangrike reëls. Dit sou byvoorbeeld insluit: geen strukturele veranderinge of uitbreiding sonder behoorlike aansoek en toestemming (DBW a. 24; BR 30); geen verandering aan die buite-aansig sonder goedkeuring; parkeerreëls, geraasbeheer en afvalbestuur.
3. Skeduleer die jaar se trusteevergaderings (BR 9 en 11)
Al vereis BR 9 slegs dat trustees vergader “so dikwels as wat nodig is”, help ’n vooraf beplande jaarprogram om bywoning en besluitneming te verbeter. Stel die datums vas, deel dit met trustees (en met eienaars, indien dit gebruiklik is om dit só te doen), en bespreek die nodige lokaal of aanlyn platforms betyds.
4. Bevestig versekering en hersien dekking (DBW art. 3(1)(h); reg. 3 en BR 23)
Versekering is ’n kernverpligting van die trustees. Nalatigheid om te sorg dat die regte versekering in plek is, kan ernstige gevolge inhou. Aan die begin van die jaar behoort trustees:
- skriftelike bevestiging van die makelaar te kry dat die skema se versekeringspolis inderdaad nog geldig is, en moet seker maak dat daar teen alle tersaaklike risiko’s verseker is;
- te bevestig dat premies betaal is;
- die versekeringsbedrae voldoende is om die werklike vervangingswaardes van eenhede te dek, in geval van ’n ramp soos byvoorbeeld ’n skema wat afbrand; en
- seker te maak dat die versekering ook openbare-aanspreeklikheidsdekking en getrouheidsversekering insluit.
Onthou: dit is verpligtend om minstens elke drie jaar ’n waardasie (vervangingswaardes) van die skema se geboue te bekom, en dit moet deur ‘n professionele persoon uitgereik word.
5. Hersien die bestuursagent-ooreenkoms (BR 46)
Die aanstelling van ’n bestuursagent moet skriftelik wees en jaarliks hersien word. Gaan die kontrak na ter verfrissing van die geheue oor wat die skema van sy bestuursagent mag verwag. Kontroleer die vervaldatum, die agent se prestasie gemeet teen wat in die kontrak staan, en versoek bewys dat die agent se getrouheidswaarborgfondsdekking geldig is.
6. Onderhoudsopname en die 10-jaar-instandhoudingsplan (BR 22 en 24)
Inspekteer op ’n helder Januarie-somersdag eerstehands alle dele van die gemeenskaplike eiendom. Identifiseer dringende, roetine- en toekomstige instandhoudingstake. Kry kwotasies soos nodig, en skeduleer werk betyds.
Stof die 10-jaar-instandhoudingsplan af, vergelyk werklike onderhoudsbehoeftes met dít wat op die plan aangedui is, en maak notas om gedurende die jaar die plan soos nodig op te dateer.
Verseker dat die reserwefonds-bydraes voldoende is om aan die instandhoudingsplan uitvoering te kan gee.
Indien nodig, versoek ’n professionele maatskappy om die instandhoudingsplan te hersien of nuut op te stel. Onthou dat dié plan aan wetsvereistes moet voldoen. Dit is nie bloot ’n “te doen”-lys nie, maar bepaal ook ’n tydraamwerk, en moet deurlopend in tandem met die reserwefondsbegroting en -bydraes bestuur word.
7. Berei die jaarlikse begrotings voor (BR 26)
Stel interne sperdatums en reël spesifieke trustee vergaderings vir die beplanning, opstel en goedkeuring van die administratiewe en reserwefonds-begrotings. Daar moet verkieslik reeds in die vorige kalenderjaar met die proses begin word.
Gebruik werklike uitgawes en die bygewerkte instandhoudingsplan as basis vir die konsepbegroting. Maak seker dat die huidige saldo in die reserwefonds aan die minimum vereistes volgens die regulasies voldoen (regulasie 2). Onthou egter dit is ’n vereiste minimum bedrag; die begroting moet voldoende wees om die werklike instandhoudingsbehoeftes te dek.
8. Bepaal die datum vir die AJV (BR 17)
Die AJV moet binne vier maande ná die finansiële-jaareinde plaasvind. Beplan vroegtydig, bespreek die lokaal of aanlyn platform, verseker dat die bestuursagent genoeg tyd het om dokumente voor te berei, en stuur reeds nou al ’n kennisgewing aan eienaars sodat hulle die beplande datum en tyd solank kan oophou.
9. Hersien bankrekeninge en optimaliseer fondse (BR 21)
Kontroleer saldo’s, verseker dat alle bankrekeninge in die naam van die regspersoon (of wettige trustrekeninge in naam van die bestuursagent) is, en skuif oortollige fondse na rente-draende rekeninge. Vra ’n bankstaat aan (verkieslik elke maand, nie net in Januarie nie) om met eie oë te kan bevestig dat die bankstaat se werklike saldo’s ooreenstem met wat in die skema se boeke staan (die boeke word normaalweg deur die bestuursagent bygehou).
10. Oudit die notuleboek (BR 9(e) en BR 27(2))
Maak seker dat al die notules van die vorige jaar se trustee vergaderings opgestel, goedgekeur, onderteken en veilig gestoor is.
Bevestig ook dat die vorige AJV se notule opgestel, deur die trustees goedgekeur, op rekord is, en aan eienaars versprei is.
11. Bevestig en hersien finansiële state (BR 17(6)(j)(v), BR 25(6) en BR 26(c))
Trustees moet jaarliks die geouditeerde finansiële state van die skema ontvang, vir akkuraatheid nagaan, voorberei vir aanbieding by die AJV en onderteken. Dit is goed om in Januarie seker te maak dat die vorige jaar se state wel geteken en op rekord is, en om die datum waarop die huidige boekjaar se state deur die skema se ouditeure geoudit gaan word, nou reeds vas te stel (BR 26(5)).
12. Begin solank om die jaarlikse trusteeverslag op te stel (BR 27(6)(j)(i))
Begin vroegtydig om die trusteeverslag wat uiteindelik by die algemene jaarvergadering voorgelê gaan word, by te werk. In hierdie verslag moet instandhoudingswerk wat in die betrokke termyn gedoen is, opgesom word, die finansiële aktiwiteite (inkomstes, uitgawes) van die skema gedurende die termyn moet kortliks verduidelik word, lopende regsake of geskille moet genoem word en die stappe wat trustees van voorneme is om in dié verband te volg moet vermeld word (uitgawes wat vir die doel aangegaan moet word, moet in die begroting voorsien word).
Die verslag moet ook spesiale projekte wat reeds afgehandel is, of wat vir die nabye toekoms beplan word, uitlig.
13. Skeduleer ’n veiligheidsoefening en ontruimingsplan
Dit is goeie praktyk om jaarliks aandag te skenk aan die skema se brand-en-ontruimingsplan.
Hersien die plan, skeduleer ’n jaarlikse oefening vir inwoners (indien toepaslik) en verseker dat alle brandtoerusting goed geplaas en diensbaar is.
14. Werk nakomingsregisters (“compliance requirements”) by
Maak seker dat rekords soos vereis deur Popia, sertifikate vir brandtoerusting, hysers, elektriese installasies op die gemeenskaplike eiendom, en ingevolge enige ander munisipale vereistes, op datum en op rekord is.
Dit is ook wenslik dat daar van eienaars vereis word om bewys te lewer dat hul onderskeie eenhede beskik oor ’n geldige voldoeningsertifikaat ten aansien van elektrisiteitsinstallasies en gasinstallasies (indien van toepassing).
Maak seker dat alle betaling van verpligte bydraes aan die belastingowerhede (Sars) ten opsigte van werknemers (Werkloosheidsversekeringsfonds (WVF), inkomstebelasting (PAYE) en werknemersbystandsfonds (WCA) in geval van beserings, op datum is.
’n Afskrif van die gekonsolideerde bestuurs- en gedragsreëls, asook ’n volledige afdruk van die skema se deeltitelplan (of meerdere planne, in die geval waar uitbreidings plaasgevind het) moet ook op rekord en beskikbaar wees, sou eienaars of inwoners daarna vra. Trustees moet seker maak dat hulle ten volle vertroud is met die inhoud van die reëls en die deeltitelplan.
Sonder hierdie inligting kan goeie besluite oor belangrike sake eenvoudig nie geneem word nie.
15. Hersien kontrakte en diensverskaffers
Kontroleer kontrakte met werknemers en verskaffers (byvoorbeeld sekuriteit, tuin- en skoonmaakdienste, hyser-tegnici, plaagbeheer en andere). Maak seker dat die kontrakte op skrif en op rekord is (BR 9(c)), en dat elkeen van die dokumente deur minstens twee trustees, of een trustee en die bestuursagent, onderteken is (BR 10).
Bevestig verder dat die nodige trustee resolusies wat ondertekening gemagtig het, op rekord is (BR 9(b)). Hernu of heronderhandel waar nodig.
16. Hersien CSOS-vereistes
Bevestig dat die vereiste CSOS-heffings betyds betaal is; dat enige geskille en aansoeke wat by CSOS aangemeld is, behoorlik aangeteken is en deur die trustees met hulp van regsadviseurs hanteer word. Voorts moet verseker word dat, waar vereis, die skema se reëls, en enige wysigings aan reëls ingedien en goedgekeur is, en dat die trustees ’n CSOS-sertifikaat daarvoor bekom het.
Wanneer trustees die jaar begin met goeie bestuursbeplanning en duidelike kommunikasie, dra dit by tot die bestaan van ’n stabiele, deursigtige en goed bestuurde skema en bevorder dit gesonde gemeenskapsdinamiek.
