In rubriek no. 26 wat op 18 November verskyn het, is daardie soort besluite geïdentifiseer wat nodig is ten aansien van bestuursake en aangeleenthede wat gemeenskaplike belange in deeltitelskemas raak.
Afhangende van die aard en belangrikheid daarvan en die gevolge wat aan 'n bepaalde besluit kleef, maak die wetgewer voorsiening vir die volgende tipes besluite:
- Trusteebesluite (altyd by wyse van 'n gewone meerderheidstem);
- Gewone meerderheidsbesluite geneem deur die lede van die regspersoon (meer as 50% van stemme, bereken volgens waarde, soos bepaal deur deelnemingskwota);
- Spesiale besluite geneem deur die lede van die regspersoon;
- Eenparige besluite geneem deur die lede van die regspersoon; en
- Skriftelike toestemming deur alle eienaars.
Die wetgewer stel in die geval van spesiale en eenparige besluite die dwarslat vir besluitneming aansienlik hoër as vir 'n gewone meerderheidsbesluit deur die regspersoon se lede. In vandag se rubriek word eerstens gekyk wat die vereistes vir 'n geldige spesiale besluit is en tweedens word daardie sake gelys wat volgens wet spesiale besluite verg. 'n Opvolgende rubriek sal weer op eenparige besluite fokus.
Vereistes vir 'n geldige besluit
Die Deeltitelbestuurswet (DBW) omskryf 'n "spesiale besluit" in artikel 1 daarvan as 'n resolusie wat-
a) geneem is deur minstens 75%, bereken in sowel waarde as getal, van die stemme van lede van die regspersoon wat teenwoordig is op 'n algemene vergadering; of
b) skriftelik goedgekeur is deur soveel lede van die regspersoon as wat minstens 75% van die stemme hou, bereken in sowel waarde as getal.
Daarbenewens bepaal artikel 6(2) van die wet dat daar minstens 30 dae kennis gegee moet word van vergaderings waar spesiale of eenparige besluite geneem gaan word (behalwe as die skema se reëls 'n korter periode voorsien). Die kennisgewing moet die bewoording en besonderhede van die voorgestelde resolusie bevat.
Wat beteken "bereken in waarde sowel as getal?" Artikel 6(6) van die wet verduidelik dat "waarde" die somtotaal is van die deelnemingskwotas van al die eenhede wat in die betrokke eienaar se naam geregistreer is. "Getal" verwys na die aantal lede in die skema. Elke lid het, bloot as lid, een stem (ongeag of die persoon een eenheid of dertig eenhede besit.)
'n Mens kan verstaan dat daar, veral in groter skemas, en skemas waar eienaars meerdere eenhede besit, soms kop gekrap word om te verseker dat die somme rakende stemme akkuraat gemaak word.
Wanneer is dit nodig?
Spesiale besluite word vereis in die volgende gevalle:
- Versekering teen addisionele risiko's: Indien die eienaars (die lede van die regspersoon) verdere versekering vir die regspersoon wil uitneem, naamlik teen addisionele risiko's waarteen die regspersoon nie wetlik verplig is om te verseker nie - a 3(1)(i) van die DBW en Standaardbestuursreël ("SBR") 23(8);
- Aankoop, verkoop, huur en verhuring van deeltiteleenhede: Mits dit noodsaaklik is vir die behoorlike vervulling van sy pligte, en dan ook slegs op sterkte van 'n spesiale besluit, mag 'n regspersoon self deeltiteleenhede in die skema aankoop of huur, en mag dit ook weer sodanige eenhede verhuur of verkoop - a 4(b);
- Lenings: Die trustees moet eers 'n spesiale besluit van sy lede bekom voordat hulle geld mag leen en dan ook slegs indien dit nodig is vir die vervulling van die regspersoon se pligte of uitoefening van sy bevoegdhede - a 4(e);
- Verhuring van gemeenskaplike eiendom aan eienaars of okkupeerders: As die trustees 'n deel van die gemeenskaplike eiendom (bv. 'n stoorkamer, of parkeerplek) aan 'n eienaar of huurder in die skema wil verhuur (vir drie maande, of een jaar, of vyf jaar, om 'n voorbeeld te noem) moet hulle eers 'n spesiale besluit van die eienaars bekom- a 4(h). Dit is verder nodig om daarop te let dat die DBW geen voorsiening maak vir verhuring van gemeenskaplike eiendom aan buitestanders nie.
- Kansellasie van reg tot uitsluitlike gebruiksgebiede kragtens notariële akte: Hoewel raar, gebeur dit soms dat die regspersoon en 'n eienaar ooreenkom om 'n uitsluitlike gebruiksgebied wat kragtens 'n notariële akte van sessie gehou word, te kanselleer. (Byvoorbeeld: 'n boom het so groot geword dat 'n eienaar nie meer op sy parkeerplek kan parkeer nie. Daardie parkeerplek moet gekanselleer en 'n nuwe plek elders aan die eienaar toegewys word.) Wat betref die kansellasie van die gebruiksreg ten opsigte van die ou parkeerplek, moet 'n spesiale besluit van die lede eers bekom word voordat die trustees en eienaar 'n notariële akte van kansellasie kan sluit. (Ten aansien van die skepping van 'n nuwe gebruiksgebied, hetsy formeel aangeteken op die deelplan of geskep in die reëls, gaan dit van die regsaard daarvan afhang watter stappe nodig sal wees. Hierdie onderwerp is 'n eie artikel werd.) - a 5(1)(f);
- Verlening of aanvaarding van serwitute en beperkende voorwaardes: Gestel byvoorbeeld dat die eienaars bereid is om teen maandelikse vergoeding 'n selfoontoring in 'n hoek van die skema op te rig, dan mag 'n serwituut aan die selfoonkontrakteur verleen word, of 'n ooreenkoms wat beperkings en pligte op die regspersoon lê, mag gesluit word mits 'n spesiale besluit van die lede vooraf daarvoor bekom is -a 5(1)(g);
- Uitbreiding van 'n eenheid of vergroting van vloeroppervlakte: Indien 'n eienaar van 'n eenheid byvoorbeeld 'n badkamer of motorhuis wil aanbou (en desnoods 'n deel van die gemeenskaplike eiendom daarvoor moet aanwend) kan sy by die trustees aansoek doen, maar die lede van die regspersoon moet eers goedkeuring by wyse van 'n spesiale besluit daarvoor verleen alvorens die trustees die aansoek mag goedkeur. (Daar is ook ander vereistes van registrasie, ensovoorts, wat in die Deeltitelwet gestel word.) - a 5(1)(h);
- Wysiging van die skema se gedragsreëls: Die gedragsreëls van 'n skema mag op sterkte van 'n spesiale besluit van die regspersoon se lede gewysig, aangevul of herroep word - a 10(2)(b). Let daarop dat die bestuursreëls van die skema slegs met behulp van 'n eenparige besluit gewysig mag word.
- Verandering van waarde van stemreg of formule vir heffingsbydraes: 'n Eienaar se stemkrag asook sy heffingsbydraes word normaalweg bereken op grond van sy eenheid se deelnemingskwota. Die lede van die regspersoon mag egter op sterkte van 'n spesiale besluit reëls maak wat die waarde wysig van enige lid se stemreg of verpligting tot heffingsbydraes. Die bepaling geld egter met die verstandhouding dat enige eienaar wat nadelig deur so 'n besluit geraak word, eers vooraf skriftelik daartoe moet toestem - a 11(2)(a) en 11(2)(b).
- Vergoeding aan trustees: Trustees mag nie vergoeding vir hul dienste as sodanig ontvang nie, tensy andersins bepaal deur die lede by wyse van 'n spesiale besluit- Standaardbestuursreël ("SBR") 8(2);
- Waar algemene vergaderings gehou mag word: Tensy anders deur lede aangedui in 'n spesiale besluit, moet algemene vergaderings van die regspersoon plaasvind in die plaaslike munisipale gebied waar die skema geleë is - SBR 15(4);
- Aanstelling van 'n uitvoerende bestuursagent: 'n Regspersoon mag op sterkte van 'n spesiale besluit 'n uitvoerende bestuursagent aanstel (wat dan al die funksies van die trustees oorneem) - SBR 28(1). Hierdie soort agent moet nie verwar word met 'n gewone bestuursagent (aangestel op grond van 'n gewone meerderheidsbesluit) wat die trustees bystaan in hul pligte nie.
- Kansellasie van 'n bestuursagent se kontrak voor verstryking: Ongeag die bepalings van enige bestuurskontrak oor die duur daarvan, mag die regspersoon daardie kontrak te enige tyd met twee maande se kennisgewing kanselleer, mits die lede sodanige kansellasie by wyse van 'n spesiale besluit gemagtig het - SBR 28(7)
- Nie-noodsaaklike verbeteringe aan gemeenskaplike eiendom: Hierdie onderwerp is omvangryk, en hier word slegs ter opsomming gemeld dat waar lede op 'n vergadering aandring om trustees se voorstelle vir verbetering te bespreek, mag die voorstel vir verbetering nie uitgevoer word tensy 'n vergadering inderdaad gehou en 'n spesiale besluit ter magtiging daarvan, bekom is nie - SBR 29(2).
- Die aanbring van vooraf betaalmeters: 'n Spesiale besluit van die lede is nodig alvorens trustees daarop mag aandring om vooraf betalings meters te installeer vir die toevoer van water of elektrisiteit na eenhede - SBR 219(4).
Bogenoemde is dan die lys van sake waarvoor spesiale besluite ingevolge die DBW en Standaardbestuursreëls, verpligtend is.
Gewone meerderheidsbesluite is in dié gevalle nie goed genoeg nie. Dit staan regspersone ook natuurlik vry om reëls te maak wat verdere sake te identifiseer waaroor hulle die vereistes vir besluitneming wil verhoog.
Daar is in die wet en die reëls nog verdere bepalings wat met die uitvoering en verdere vereistes rakende spesiale besluite te make het.
Lesers wat die onderwerp in meer diepte wil bestudeer kan gerus ook na die volgende kyk: Artikel 6(2) en 6(9) DBW, SBR 17(7)(b); SBR 20, veral 20(9) en (10).
