Daar is heelwat wanopvattings by sowel trustees as deeltiteleienaars oor die regspersoon se verantwoordelikhede ten opsigte van, en verhouding met 'n deeltitelskema se bestuursagent.
Twee weke gelede, om een voorbeeld te noem, het 'n kollega geskakel met 'n navraag oor die beëindiging van die kontrak van hul skema se bestuursagent, "want hy weet nie wat hy doen nie". Daar is ook heelwat gedinge wat voor die howe beland waar afdanking van 'n bestuursagent betwis word deur óf die agent self óf deur sommige eienaars en trustees wat 'n bestuuragent wil aanhou terwyl ander meen die einste bestuursagent kom nie sy pligte behoorlik na nie.
Ons gesels in vandag se rubriek oor sekere voorskrifte wat die wetgewer neerlê in hierdie verband.
Om 'n behoorlike prentjie van enigiets te vorm, is dit altyd raadsaam om nie soos in Monopoly die "begin" oor te slaan nie.
Hou dié voorskrifte dop
1. Nóg die Deeltitelbestuurswet (DBW) nóg die Deeltitelwet, het 'n algemene reël wat deeltitelskemas verplig om 'n bestuursagent aan te stel, met die verstande dat die DBW in Bestuursreël (BR) 28(5) bepaal dat trustees 'n aanstelling móét maak as die eienaars by wyse van 'n meerderheidsbesluit by 'n algemene vergadering daarop aandring; as enige verbandhouer wat oor 25% of meer van die aantal eenhede in die skema verbande geregistreer het, dit versoek; of andersins as die trustees uit hul eie oorweging 'n meerderheidsbesluit neem om 'n bestuursagent aan te stel.
2. Die formele aanstelling van 'n bestuursagent sal hierna volg, weer eens met 'n voorbehoud dat 'n bykomende trusteeresolusie geneem is, geteken deur twee trustees (reg 10(1)(b) DBW), waarin trustees spesifiek aangestel word om sodanige ooreenkoms met die bestuursagent te onderteken.
3. Wat die kontrak self betref, is dit vanselfsprekend dat die take wat aan die bestuursagent opgelê word duidelik uitgestip is, hoe betaling werk en wat die kontraktermyn is.
Onthou dat in die geval van 'n deeltitelskema - en nieteenstaande enige bepaling in die kontrak tot die teendeel - (i) is die duur van die kontrakperiode met die bestuursagent beperk tot drie jaar (reg 28(7) DBW); en (ii) mag die kontrak gekanselleer word sonder boete of aanspreeklikheid, (a) deur die trustees met twee maande kennisgewing, op sterkte van 'n spesiale besluit van die regspersoon geneem by 'n algemene vergadering (reg 28(7)(a) DBW); of (b) deur die bestuursagent, met twee maande se kennisgewing aan die trustees (reg 28(7)(b) DBW). Andersins mag die trustees met 'n gewone meerderheidsbesluit die kontrak aan die einde van die kontraktermyn beëindig en ook besluit om dit nie te hernu nie (BR 28(8) DBW).
4. Noudat die bestuursagent behoorlik aangestel is, kan die trustees agteroorsit en die bestuur van die skema oorlaat aan die bestuursagent? Nee. Inteendeel, die trustees se fidusiêre verantwoordelikheid bring mee dat die onus om toe te sien dat die skema bestuur word in die beste belang van al die lede, aan hulle bly kleef.
Daarom, as hulle 'n bestuursagent aangestel het om hul by te staan in die uitoefening van sekere van hul pligte, moet hulle steeds (i) toesien dat die bestuursagent die pligte wat kontraktueel aan hul opgedra is, behoorlik nakom; en dat (ii) hulle self al die ander pligte (wat in die wet gestipuleer is) wat nié in die bestuursagent se kontrak genoem is nie, nakom.
Onthou komitee se pligte
5. Ons het in artikel #3 van verlede jaar die lang lys van verantwoordelikhede van trustees bespreek. Teen daardie agtergrond en die bespreking hierbo, sal lesers verstaan waarom dit uiters belangrik is dat trustees sorg aan die dag lê wanneer die inhoud van die kontrak met die bestuursagent vasgestel word.
Enersyds omdat die trustees moet toesien dat die bestuursagent daardie take behoorlik uitvoer, en andersyds omdat die pligte wat nie op die bestuursagent se skouers geplaas is nie, steeds by die trustees rus.
6. Nuwe besems vee skoon en die diens van die bestuursagent is aanvanklik uitnemend. Dikwels bly dit ook so en 'n positiewe atmosfeer van samewerking ontstaan tussen die bestuursagent en die trustees.
Maar soms versuur die verhouding. Trustees merk byvoorbeeld op dat die boekhouding nie altyd akkuraat is nie; die reëlings om die jaarlikse algemene vergadering byeen te roep gaan broekskeur; of onderhoud binne die skema word deur kamma nutsmanne verrig. Pogings om dit aan te spreek met die bestuursagent werp geen vrugte af nie en die trustees voel genoop om die aangeleentheid aan te spreek.
Die kontrak met die bestuursagent sal as 'n reël 'n klousule hê waarin die partye se regte om die kontrak te beëindig voordat die termyn uitgeloop het, uiteengesit is.
Dikwels sit die kontrak spesifiek ook die gemeenregtelike posisie uiteen in die geval van kontrakbreuk, met ander woorde waar die doen en late van die bestuursagent neerkom op kontrakbreuk.
Oorweeg ook die ombud
7. Maar alvorens trustees van kansellasie of kontrakbreuk begin praat, moet die bepalings van die Ombud vir Behuisingskemaswet oorweeg word. Wanneer geskille met 'n bestuursagent opduik, kan die ombudsdiens genader word vir beregting.
Artikel 39(5) daarin bepaal uitdruklik dat die ombudsdiens gevra kan word om 'n bevel te gee wat die bestuursagent verplig om die kontrakbepalings, of die bepalings van 'n relevante gedragskode, na te kom. Die bestuursagent kan natuurlik ook die ombudsdiens nader: Artikel 39(5) van daardie wet dui aan dat die ombudsdiens gevra kan word om 'n bevel uit te reik dat, op grond van 'n gegewe feitestel, die regspersoon nie die kontrak geldig mag beëindig nie.
'n Bekwame bestuursagent, sal trustees, deeltiteleienaars, ontwikkelaars, eiendomsagente, prokureurs en die bedryf jou vertel, is sy gewig in goud werd.
'n Late in die bedrf is ongelukkig dat daar tans nie vereiste opleiding of kwalifikasies bestaan wat spesifiek aan dié rol gekoppel is nie.
Dit veroorsaak dat persone wat meen hulle kan hul dienste as bestuursagente lewer, nie teen 'n standaardopleidingsmaatstaf gemeet word nie. Bedryfsverteenwoordigers, soos byvoorbeeld Nama (National Association of Managing Agents), is wel besig met planne om dit te hanteer.
Daar is wel ook bykomende persone wat in sekere gevalle aangestel kan word om die bestuur van 'n skema te behartig, soos 'n uitvoerende bestuursagent of 'n administrateur.
Ons sal hierdie gevalle in latere artikels bespreek.
