Terwyl die koste verbonde aan die instandhouding van deeltiteleenhede by die onderskeie eienaars daarvan berus, word die koste ten aansien van die gemeenskaplike eiendom in 'n deeltitelskema kragtens wet gesamentlik deur alle eienaars in die skema gedra.
Die grense van 'n eenheid word in die wet omskryf as die middellyn van elke eenheid se buitemure, plafon en vloer. Dit beteken dus dat enigiets buite hierdie grense, byvoorbeeld die dak, buitekante van eenhede, geute en afvoerpype, tuine, parkeerplekke, hysbakke, ensovoorts, gemeenskaplike eiendom is.
Befondsing van koste rakende gemeenskaplike eiendom geskied deur middel van heffingsbydraes deur die eienaars. Hoeveel elke eienaar tot hierdie koste moet bydra, word normaalweg bepaal met verwysing na sy of haar eenheid se deelnemingskwota, wat op sy beurt weer vasgestel word met verwysing na die vloeroppervlakte van die eenheid. Hoe groter die eenheid, hoe groter die eienaar se verpligte heffingsbydrae.
Heffingsinkomste is die lewensbloed van elke deeltitelskema, en die trustees van 'n regspersoon is derhalwe verplig om jaarliks 'n voorgeskrewe proses te volg ten einde 'n gepaste bedrag aan heffingsinkomste vir die volgende boekjaar vas te stel en te hef. Dit is die gebruik in die meeste deeltitelskemas om heffingsbydraes in die vorm van maandelikse paaiemente te verhaal.
Heffingsbydraes bestaan uit twee dele, naamlik 'n operasionele komponent en 'n reserwefonds-gedeelte. Art. 3(1)(a) van die Deeltitelbestuurswet verplig die regspersoon om 'n administratiewe fonds daar te stel wat genoegsaam is om die geskatte jaarlikse operasionele koste van die skema te dek, terwyl art. 3(1)(b) bepaal dat 'n reserwefonds daargestel moet word wat genoegsaam is om die koste van toekomstige onderhoud en instandhouding van die gemeenskaplike eiendom te dek. Die wet lê hierdie verpligting op die regspersoon, dit wil sê, op die vereniging van eienaars, maar in praktyk is dit die trustees wat die aanvanklike dinkwerk moet doen rondom voorgestelde heffingsbedrae en wat die latere insameling van heffings moet bewerkstellig.
Om die geskikte bedrag aan heffingsinkomste vir die volgende finansiële jaar vas te stel, is sowel 'n wetenskap as 'n kuns. Daar moet voorsiening gemaak word vir finansies om:
- Alle beoogde operasionele uitgawes rakende die gemeenskaplike eiendom vir die jaar te dek
- 'n Buffer in te bou vir onvoorsiene operasionele uitgawes;
- Genoegsame fondse daar te stel om beplande onderhoud en instandhouding in die komende jaar te doen;
- Voldoende reserwes op te bou om onvoorsiene onderhoudskrisisse te kan hanteer ('n dak waai af, of pype wat skielik begin lek, moet vervang word);
- Reserwes vir duurder langtermyn-onderhoudsuitgawes op te bou (die dak moet oor drie jaar vervang word en die kompleks moet oor vyf jaar geverf word); en
- Om tegelykertyd, in belang van die eienaars, die heffingsverhogings so laag as moontlik te hou.
As die vasgestelde heffingsbedrag vir 'n bepaalde jaar te hoog is, gaan eienaars rebelleer, die risiko van agterstallige heffings kan verhoog en so word daar dan ook nie aan die vereistes van die wet voldoen nie, want die oogmerk van heffings is nie om "wins" te maak nie. Dit is bedoel om die werklike koste ten aansien van die funksionering, onderhoud en instandhouding van die skema te dek en om 'n gesonde reserwefonds te handhaaf.
As die vereiste heffingsinkomste vir die komende jaar egter te min is, gaan tekorte ontstaan en belangrike onderhoudswerk agterweë bly. Die outydse wyshede van "goedkoop koop, is duur koop" en die Engelse uitdrukking a stitch in time saves nine moet nie uit die oog verloor word nie, want dan ontstaan 'n bose kringloop wat die gesonde voortbestaan van 'n skema bedreig.
In krisistye wend trustees hulle soms tot 'n noodmaatreël wat in die wet voorsien word, naamlik "spesiale heffings". Hierdie ingrypende maatreël moet liefs vermy word deur middel van goeie voorafbeplanning en gesonde finansiële bestuurspraktyke.
Trustees swig dikwels onder druk van eienaars om heffings laag te hou, en 'n gewilde maatstaf van "sukses" is een waar die jaarlikse verhoging in heffingsinkomste beperk word tot 'n persentasie wat laer is as die heersende inflasiekoers.
Dit is egter 'n kortsigtige benadering wat kan boemerang as die werklike toekomstige behoeftes en koste van die skema nie in ag geneem word nie.
Volgens inligting wat deur die Reserwebank uitgereik is, is die huidige inflasiekoers 5,6%, maar gemeet aan stygende koste wat verbruikers daagliks ervaar, klink hierdie syfer laag. Dit moet verder in gedagte gehou word dat dit 'n gemiddelde syfer is en dat die inflasiekoers in verskillende sektore van die ekonomie hiervan kan verskil.
Hoewel die inflasiekoers altyd 'n belangrike faktor is om in gedagte te hou by die vasstelling van heffings, behoort dit nie as die vertrekpunt te dien nie.
Goedgekeurde begroting
Wat moet dan as die vertrekpunt vir die vasstelling van verpligte heffingsbydraes dien? Die regspersoon se goedgekeurde begroting vir die volgende finansiële jaar.
'n Mens werk nie eers die "ideale" heffingsinkomste uit en plooi dan die regspersoon se begroting om daarby in te pas nie; dit werk andersom.
Die proses begin met 'n konsepbegroting wat deur die trustees in samewerking met die skema se bestuursagent op grond van werklike behoeftes opgestel word. Daarna word dit verfyn en aan eienaars voorgelê vir oorweging en finale goedkeuring (met of sonder wysiging) by die regspersoon se jaarlikse algemene jaarvergadering.
Binne 14 dae ná goedkeuring van die begroting deur die eienaars, moet die trustees ingevolge standaardbestuursreël 25(1) 'n kennisgewing aan elke eienaar uitreik wat die lid se verpligting tot heffingsbydrae spesifiseer, die datum van betaling uitstip, die rentekoers op agterstallige heffings vermeld, en die geskilbeslegtigingsbeleid beskryf wat sal geld indien daar 'n heffingsdispuut ontstaan.
Die jaarlikse begroting is die vertrekpunt vir alle besluite rondom die beoogde finansies vir die komende boekjaar, insluitende die vasstelling van verpligte heffingsbydraes. In hierdie verband bepaal standaardbestuursreël 9(b) dat die trustees verplig is om die regspersoon se fondse aan te wend ooreenkomstig met begrotings wat deur die lede op 'n algemene jaarvergadering goedgekeur is.
Dit beteken effektief dat indien 'n voorgenome uitgawe nie in die goedgekeurde begroting voorkom nie, die trustees in die algemene gang van sake nie die bevoegdheid het om die betrokke koste aan te gaan nie.
Daar bestaan verskillende rekeningkundige benaderings wat trustees kan volg in die opstel van die jaarlikse konsepbegroting. Die "inkrementele benadering" behels dat die begroting op die huidige jaar se werklike uitgawes gebaseer word, met die byvoeging van 'n persentasie prysverhoging om vir inflasie voorsiening te maak.
'n "Deelnemende begroting" beteken dat elke portefeuljebestuurder (tuine, onderhoud, administrasie) die begroting vir sy of haar kostesentrum opstel.
'n "Nul-basis-begroting" behels dat daar vir elke begrotingsitem jaarliks opnuut vanaf nul beplan word na gelang van die werklike voorsiene behoefte, sonder om op vorige jare se werklike syfers staat te maak. Welke metode vir die opstel van die begroting ook al gekies word ('n kombinasie is moontlik die beste), moet eienaars besef dat hul aktiewe deelname aan die proses van daarstelling en goedkeuring van die jaarlikse begroting noodsaaklik is, en dat dit nie slegs aan die trustees oorgelaat behoort te word nie. Uiteindelik is dit die eienaars self wat verantwoordelikheid moet aanvaar vir die verpligte heffingsbydraes en die gevolge daarvan vir die welstand van die skema.
