'n Mens hoor dikwels eienaars in 'n deeltitelskema kla dat hulle uitgesluit voel van besluitneming in die skema; dat die groepie trustees soos 'n kliek optree met hul eie agenda en "grootkokkedoor" geword het sedert hul aanstelling; en dat dit juis hiérdie optrede is wat die probleme in die skema veroorsaak.
Sulke opinies is soms geregverdig, maar kan ook dui op 'n wanbegrip van die pligte en verantwoordelikhede van trustees.
Die trustee se weergawe
Om jouself verkiesbaar te stel as trustee vir 'n deeltitelskema waar jy 'n eienaar is, is nie iets wat 'n mens sommer uit die goedheid van jou hart moet doen nie. Buitendien word jy nie eens betaal vir die tyd en dienste wat jy verrig nie (buiten as daar 'n spesiale resolusie te dien effek geneem was).
Die Deeltitelbestuurswet (DBW) bepaal darem dat uitgawes en onkoste wat jy aangaan in die uitoefening van jou pligte, verhaalbaar is (Bestuursreël (BR) 8(2)). BR 8(3) bepaal wel dat trustees wat nie eienaars is nie, vergoeding mag ontvang indien hierdie uitgawe ingesluit was in die skema se begroting, en dit goedgekeur is ten tyde van die jaarlikse algemene vergadering.
Dan moet die klaers onthou dat die pligte en verantwoordelikhede wat deur die DBW asook die Ombudswet op die trustees se skouers geplaas word, veeleisend en uiteenlopend is.
Dit sluit onder meer die volgende in:
- Die beplanning van die jaarlikse begroting en vasstelling van elke deeleienaar se maandelikse heffing (BR 25 en 26(1)(e));
- die opstel van 'n instandhoudingsplan en om dit jaarliks aan te pas (BR 22);
- die voorbereiding van 'n bykomende begroting vir die skema se reserwefonds (BR 17(6)(j)) en om geld hiervoor opsy te sit (art. 3(1)(b) DBW);
- om heffings in te vorder (art. 3(1)(c) DBW);
- om die regspersoon se geldsake (administratiewe fonds) met uiterste sorg te bestuur (art. 3(1)(a) DBW en BR 24(1);
- om behoorlike rekords en rekeningboeke te hou wat jaarliks geoudit moet word (BR 26);
- om nodige versekering vir die skema uit te neem en in stand te hou (art. 3(1)(a) DBW, BR 23(7));
- om die gemeenskaplike eiendom in stand te hou: Dink hier aan swembaddens, tuine, buiteluggeriewe, verfwerk, herstelwerk as iets breek, dakke, plaveisel, kragopwekkers, sekuriteitshekke by die ingange, en dies meer (art. 3(1)(l) DBW);
- om seker te maak dat eienaars (en hul besoekers/huurders) die reëls nakom (BR 30); ) om kennisgewings van vergaderings binne bepaalde tydsgleuwe aan die eienaars en sekere belanghebbendes te stuur (BR 9 en 15); ) en om notules van vergaderings by te hou (BR 9(e)). Bykomend bepaal die Ombudswet dat trustees self moet toesien dat hulle opleiding kry oor hul pligte en verantwoordelikhede (regulasie 14(1)(a), Ombudswet) en dat hulle elke trusteevergadering moet bywoon tensy die trustee deur die voorsitter verskoon is (regulasie 14(1)(c), Ombudswet). Hierdie lys is net 'n begin, daar is heelwat bykomende take.
En dan moet klaers ook begryp dat sommige van die trustees se verantwoordelikhede vinnig in 'n tameletjie kan ontaard, byvoorbeeld wanneer 'n trustee met 'n buurman of mede-eienaar in die skema moet "raas" oor sy oortreding van die reëls, des te meer so as 'n trustee-besluit geneem word om 'n boete te hef ten opsigte van die verbreking van die reëls (indien die reëls vir boetebetalings voorsiening maak).
Die bestuursagent se rol
"Maar julle het 'n bestuursagent wat ál die werk doen," sê die eienaars dikwels.
In groter deeltitelskemas stel trustees dikwels 'n bestuursagent aan (BR 28) om bystand te verleen met hierdie verantwoordelikhede. Maar dit beteken allermins dat al die take wat aan trustees opgedra word in die DBW én in besluite van die eienaars ten tyde van 'n algemene jaarvergadering, deur die bestuursagent verrig word. Kontrakte wat gesluit word tussen trustees en bestuursagente kan verskil van skema tot skema: Byvoorbeeld, in skema A, 'n kleinerige ontwikkeling waarin meesal "jong" afgetredenes woon, is daar alleen 'n behoefte aan bystand ten opsigte van die invordering van heffings en hantering van agterstallige betalings. Dít omdat een van die trustees reeds jare lank 'n boekhouer was en die werk steeds geniet, en daar ander trustees is wat baie knap is met instandhoudingswerk en administratiewe take.
Dan is daar skema B, 'n groot ontwikkeling met 200 eenhede. Die trustees van hierdie skema versoek die bestuursagent om te help met die begroting, die vasstelling van die onderskeie heffings wat eienaars voor aanspreeklik gaan wees, die invordering van heffings, die versekering van die skema, die reël van algemene vergaderings, maar besluit dat dit beter is as hulle self toesien tot nakoming van die reëls omdat hulle daar inwonend is.
'n Ander belangrike oorweging wat dikwels die skaal swaai wanneer die aanstelling al dan nie van 'n bestuursagent oorweeg word, is die koste daaraan verbonde. Hoe meer take aan die bestuursagent toevertrou word, hoe duurder word dit vir die regspersoon.
In 'n skema waar die dele in 'n laer prysklas val, of waar die geldsake sukkel omdat trustees nie kon byhou met die maandelikse invordering van heffings nie, om nie te praat van agterstallige heffings nie, is so 'n aanstelling 'n luukse en onbekostigbaar, hoe nodig dit ook al mag wees vir daardie skema. En buitendien, selfs al is daar 'n bestuursagent wat take verrig vir die regspersoon in terme van 'n kontrak, bepaal die DBW dat trustees nie nou agteroor mag sit nie: Hulle bly verantwoordelik om toe te sien dat die bestuursagent daardie take behoorlik uitvoer, in die beste belang van die skema.
Eienaars is tog betrokke
Die DBW maak die werksaamhede van trustees deursigtig en voorkom outokratiese optrede. So bepaal BR 11(3) byvoorbeeld dat 'n eienaar (asook geregistreerde verbandhouers, die bestuursagent en sekere ander belanghebbendes) daarop geregtig is om trusteevergaderings by te woon en toe te spreek, maar in sy hoedanigheid as eienaar (of ander belanghebbende) nie by magte is om 'n mosie voor te stel nie en ook nie kan stem oor 'n mosie wat by die trustee-vergadering bespreek word nie.
Trustees mag verder besluit dat so 'n eienaar vir 'n bepaalde deel van die vergadering nie aanwesig mag wees nie. Dit is die geval wanneer die trustees se besprekingspunt gaan oor beweerde oortreding van die reëls of enige ander aspek wat waarskynlik 'n ander persoon se privaatheid sal skend.
Andersins is daar die jaarlikse algemene vergadering waar eienaars die geleentheid het om sake op die agenda te plaas vir bespreking. En sou 'n kwelpunt opduik ná die jaarvergadering, kan eienaars in sekere omstandighede 'n spesiale algemene vergadering belê. Dit is belangrik dat eienaars hierdie algemene vergaderings bywoon, en sodoende insette lewer oor die bestuur van die skema.
Natuurlik, as daar regtig sonde met die trustees is wat nie op hierdie maniere opgelos kan word nie, is daar bepalings in die DBW en die Ombudswet wat eienaars bemagtig om geskille te kan aanspreek. Dit word in 'n volgende rubriek bespreek.
