Vandag se rubriek is #2 in ons kort reeks oor die finansiële bestuur van 'n skema. As agtergrond tot die lesersnavraag wat in volgende week se artikel bespreek word (die verantwoordelikhede van die skema se ouditeure), kyk ons vandag kortliks na die finansiële verantwoordelikhede van trustees ingevolge die voorgeskrewe Bestuursreëls (‘BR') 21, 23-25.
BR 21 handel oor 'n regspersoon se boekjaar en trustees se magte en bevoegdhede ten aansien van die skema se finansiële bestuur.
Opsommenderwys behels dit die volgende:
1. Tensy anders deur die lede besluit, loop 'n deeltitelregspersoon se boekjaar vanaf 1 Oktober in een jaar tot 30 September die volgende jaar (BR 21(1));
2. Trustees moet toesien dat alle gelde wat namens die regspersoon ontvang word, in 'n rentedraende bankrekening in die naam van die regspersoon gedeponeer word, of andersins in 'n geregistreerde eiendomsagent of regspraktisyn se trustrekening (BR 21(4)).
3. Trustees mag bykomend die volgende doen (BR 21(3)):
- 'n spesiale heffing gelas ten einde 'n noodsaaklike uitgawe aan te gaan (met ander woorde iets wat nie oorgehou kan word vir insluiting in 'n volgende jaar se begroting nie);
- ten tye van die finansiële jaareinde, en voor die volgende jaarvergadering (waar die nuwe jaar se begroting voorgelê en goedgekeur moet word) die heffingsbedrag tussentyds verhoog (tot 'n maksimum van 10%), met skriftelike kennisgewing aan lede;
- rente hef (tot die maksimum wat die Nasionale Kredietwet toelaat) op agterstallige heffingsbedrae en mits die trustees skriftelik die besluit geneem het om rente te hef (BR 21(3)(c));
- gelde wat in die reserwefonds ontvang is, belê; en
- kontrakte sluit met derde partye om na sekere van die trustees se finansiële pligte om te sien, of andersins sekere pligte te delegeer.
(Delegasie vereis egter dat die pligte en voorwaardes van die delegering duidelik uiteengesit is in 'n dokument, dat die maksimum bedrag wat aan die taak allokeer is daarin beskryf word, en wat stel dat die delegasie te eniger tyd herroep kan word.)
BR 21(2) verbied trustees om enige gelde van die regspersoon aan 'n ander te leen, tensy die regspersoon by wyse van 'n eenparige besluit hiertoe toegestem het.
Dit is ook verbode om:
- heffings wat regmatig gehef en ontvang is, aan 'n eienaar terug te betaal;
- inkomste of wins wat die regspersoon toekom, aan 'n eienaar oor te betaal (tensy so 'n betaling deel is van prosesse wat gevolg moet word in geval van die fisieke of geagte vernietiging van die skema se geboue en grond); of
- indien die uitbetaling van 'n kapitale aard is.
BR 23 het te make met versekering. Van belang hier, vir doeleindes van die finansiële pligte van trustees, is dat trustees bybetalings moet invorder waarvoor eienaars verantwoordelik mag wees nadat daar skade aan geboue was (BR 23(2)).
Hulle moet ook versekering uitneem ten einde die regspersoon te beskerm in geval van finansiële skade weens bedrog, diefstal of oneerlikheid deur 'n trustee, bestuursagent, werknemer of ander party wat namens die regspersoon opgetree het (BR 23(7)).
BR 24 reguleer hoe die administratiewe en reserwefondse bestuur moet word. Let op die volgende:
1. Die administratiewe fonds moet aangewend word om die koste verbonde aan die daaglikse bestuur van die skema te dek (BR 24(1)). Die reserwefonds, daarenteen, moet aangewend word om te betaal vir die onderhoudskoste wat aangegaan word ingevolge die skema se 10-jaar-onderhoudsplan (BR 24(2)).
2. Trustees moet toesien dat die volgende gelde in die reserwefonds inbetaal word (BR 24(3)):
- daardie gedeelte van die maandelikse heffings wat ingevolge die goedgekeurde begroting bedoel is vir toekomstige instandhouding (betreffende die 10-jaar-onderhoudsplan);
- gelde wat uit hoofde van 'n versekeringspolis aan die regspersoon uitbetaal is;
- rente wat verdien is ten opsigte van die gelde in die reserwefonds; asook
- sodanige ander bedrae wat die eienaars in 'n algemene vergadering hiervoor bestem het.
3. Wat die aanwending van gelde betref (BR 24(4), (5)), mag die fondse:
- uit die administratiewe fonds betaal word mits dit binne die goedgekeurde begroting val, en verder ooreenkomstig 'n trusteebesluit (wat by implikasie altyd uitdruklik en skriftelik moet wees);
- uit die reserwefonds betaal word in ooreenstemming met 'n trusteebesluit en die 10-jaar-onderhoudsplan; asook indien die trustees besluit dat daar dringende onderhouds- of herstelwerk gedoen moet word.
(Onderhewig aan sekere beperkings, sluit laasgenoemde in waar 'n hof of die Wet op Gemeenskapskema-ombudsdienste beregter herstelwerk beveel; of waar dit nodig is om mense se veiligheid te verseker, om ernstige skade aan geboue of gemeenskaplike eiendom te voorkom, of andersins waar dit genoodsaak is om versekeringsdekking in stand te hou.)
Indien sulke uitgawes aangegaan word, moet trustees so gou doenlik die eienaars daarvan verwittig.
Heffings en koste
BR 25 sit die reëls betreffende heffings en koste uiteen. Onder meer moet trustees binne 14 dae ná die jaarvergadering én goedkeuring van die begroting aan elke eienaar skriftelik kennis gee van die heffingsbedrag wat in die volgende boekjaar deur hom of haar betaalbaar sal wees (en indien rente gehef gaan word op laat betalings, wat die rentekoers is), wanneer dit betaal moet word en wat 'n eienaar moet doen as die verskuldigde bedrag van die heffing betwis word (BR 25 1)).
As heffings agterstallig raak, verplig BR 25(2) die trustees om stappe te doen om dit in te vorder. Die agterstallige eienaar is aanspreeklik vir die agterstallige heffings, rente daarop, asook die regspersoon se regskoste (soos ooreengekom met die eienaar of soos getakseer).
Die trustees moet toesien dat hierdie verskuldigde betalings ingevorder word (BR 25(4)).
Die trustees moet toesien dat slegs geoorloofde heffings en koste van eienaars verhaal word - synde die goedgekeurde heffingsbedrag (met of sonder rente), bedrae aangewys in 'n hofbevel, bedrae wat kragtens die Deeltitelbestuurswet of reëls geoorloof is, en/of debiete wat ingevolge 'n ooreenkoms met die eienaar gehef word (BR 25(5)).
Die boekjaarverslae moet die volle bedrag aandui van die heffings en koste wat die regspersoon van eienaars gehef het (BR 25(6)).
BR 26 sit uiteen hoe nakoming van al hierdie pligte in die regspersoon se finansiële state aangedui moet word. Die state moet deur 'n ouditeur nagegaan word, waarna 'n ouditverslag uitgereik moet word.
Dit moet, in effek, aandui of die trustees hul verpligtinge ten aansien van die skema se finansies nagekom het.
As 'n mens al die pligte soos in die wet en reëls voorgeskryf, in oënskou neem, kan 'n mens tereg vra hoe die ouditeur dit alles moet regkry.
Volgende week se artikel handel oor hierdie aangeleentheid.
