Die vorige twee aflewerings in hierdie rubriek het gehandel oor die finansiële verpligtinge van trustees in deeltitelskemas, soos beskryf in Bestuursreëls 21, 23, 24 en 25 van die standaard- voorgeskrewe bestuursreëls vervat in Aanhangsel 1 tot die regulasies uitgevaardig kragtens die Deeltitelbestuurswet ("DBW").
Vandag kom bestuursreël ("BR") 26 onder die loep.
Bestuursreël 26: Finansiële rekords, begrotings, verslae en oudit
- Opsommenderwys verplig hierdie bestuursreël die regspersoon, en in die praktyk dus die trustees, om: Behoorlik boek te hou van die regspersoon se finansiële transaksies;) Vir elk van die administratiewe- en reserwefondse 'n afsonderlike stel boeke en bankrekeninge te hou;) Jaarliks die volgende dokumente op te stel en in algemene vergaderings aan die lede van die regspersoon voor te lê: (a) finansiële state, (b) 'n tienjaar-onderhoudsplan wat aan die vereistes van BR 22 voldoen, en (c) 'n trusteeverslag wat rekenskap gee van die regspersoon se sake vir die jaar; ) Die regspersoon se finansiële state ("die state") jaarliks deur 'n onafhanklike ouditeur te laat oudit;) Die boeke en state van die regspersoon beskikbaar te maak vir inspeksie en afskrifte te verskaf op aanvraag van enige lid of geregistreerde verbandhouer; en) Die boeke en state van die regspersoon vir minstens ses jaar te bewaar.
- BR 26(1)(c) bepaal verder dat die state ontledings (en dus nie slegs 'n eenlyn-beskrywing nie) moet insluit ten opsigte van: Gewone en spesiale heffings en ander koste wat deur elke lid aan die regspersoon verskuldig is; ) Bedrae verskuldig aan krediteure, met duidelike verwysing na munisipale koste vir water, elektrisiteit en ander dienste;) Bepaalde inligting met betrekking tot lenings en ander finansiering; en) Versekeringsuitbetalings en bedrae verskuldig en betaalbaar aan CSOS.
Hoewel "ontledings" nie in die wet of reëls omskryf word nie, word aanvaar dat dit beteken dat voldoende, sinvolle, inligting oor die onderwerpe verskaf moet word.
Verder vereis BR 26(1)(c)(iv) 'n uiteensetting in die state van die bedrae in die skema se reserwefonds, met 'n beskrywing van die bedrag wat beskikbaar is vir onderhoud, herstel en vervanging van elke belangrike kapitaal-item, uitgedruk as 'n persentasie van die opgelope geskatte koste, en die randwaarde van enige tekort. Hierdie bepaling is ietwat van 'n kopkrapper, en die uitvoerbaarheid van die opdrag (en verder ook die ouditeur se rol met betrekking hiertoe) word in volgende week se berig verder bespreek.
Finansiële jaarstate bestaan gewoonlik uit 'n balansstaat (dit toon die bates en laste van die regspersoon), inkomstestaat (inkomstes en uitgawes vir die jaar word hier uiteengesit), soms ook 'n kontantvloeistaat, en 'n staat wat die verandering in eienaarsbelang gedurende die jaar aandui (is die regspersoon nou "ryker" of "armer" as in die vorige boekjaar?).
Let daarop dat dit die trustees is wat verplig is om die finansiële state op te stel, en nie die ouditeur nie. Die onafhanklike ouditeur se primêre rol is om 'n mening in 'n ouditverslag uit te spreek oor of die finansiële state 'n redelike weergawe is van die regspersoon se finansiële posisie vir die betrokke jaar.
Die hoofdoel van die state is om eienaars in staat te stel om oor die finansiële gesondheid van hul skema te kan oordeel. Anders gestel, die state moet 'n betroubare oorsig verskaf oor die finansiële transaksies en die finansiële gevolge van trustees se handelinge in die afgelope boekjaar. Die balansstaat verskaf ook 'n "foto" van die stand van finansies op die laaste dag van die betrokke boekjaar. Die state is dus nie bloot 'n versameling syfers nie; dit vertel in finansiële taal die storie van die regspersoon se aktiwiteite vir die jaar, met al die suksesse, bekommernisse, drama en roetine- aangeleenthede wat daarmee gepaardgaan.
BR 26(5): Vereistes rakende die oudit van regspersone se finansiële state
Wat die jaarlikse oudit van die regspersoon se state en gepaardgaande rapporteringsvereistes betref, skryf BR 26(5) vereistes voor. Hierdie oudit moet binne vier maande vanaf die regspersoon se finansiële jaareinde afgehandel wees.
BR26(5)(a) vereis dat die ouditeur wat die skema se boeke gaan oudit, onafhanklik moet wees.
Hy of sy mag nie by die opstel van die state betrokke gewees het, of enige rekeningkundige advies in die onderhawige boekjaar aan die regspersoon gelewer het nie. Die beweegrede hiervoor is soos volg: 'n Ouditeur wat 'n persoonlike verbintenis met die trustees het of wat insette in die strukturering van finansiële transaksies gelewer het, sal nie in staat wees om die regspersoon se state objektief-krities te beoordeel of onbevange daaroor verslag te doen nie.
BR26(5)(b) bevat 'n verrassende "toegewing" deur die wetgewer wat soms in die praktyk probleme veroorsaak: Die oudit van die regspersoon se state hoef nie aan enige van die erkende finansiële rapporteringsraamwerke of -riglyne te voldoen nie. Dit kan moontlik vergelyk word met 'n situasie waar gesê word dat die plaaslike krieketspan nie die spel volgens internasionale krieketreëls hoef te speel nie; hulle mag hul eie reëls maak as hulle dit so verkies. Die bedoeling in die wet, naamlik of dit hier gaan oor die ouditraamwerk of eerder oor die finansiële raamwerk vir die opstel van die state, is nie duidelik nie.
BR 26(5)(c) stel dit dat die ouditeure in hul ouditverslag 'n mening móét uitspreek oor:) Of die state die finansiële posisie van die regspersoon vir die boekjaar akkuraat weergee (met sodanige kwalifikasies en voorbehoude as wat die ouditeur nodig ag);) of die regspersoon (se trustees) voldoen het aan die rekeningkundige vereistes soos beskryf in BR 21, 24 en 26. Die ouditeur is verder verplig om spesifieke versuime in dié verband uit te wys;) Of die rekeningkundige rekords van die regspersoon só bygehou is, en die regspersoon se geld só bestuur is dat dit 'n redelike mate van beskerming teen diefstal of bedrog bied; en) Of die finansiële sake van die regspersoon op die oog af doeltreffend bestuur word.
Die vereistes en bepalings wat in BR 26(5) vervat is, klink op die oog af logies en redelik, maar veroorsaak om verskeie redes in die praktyk kopsere vir ouditeure en hul deeltitelskema-kliënte.
Hierdie probleme, asook die aard en omvang van die ouditeur se rol en pligte ten aansien van deeltitelskemas en ingevolge wetgewing, sal in volgende week se rubriek bespreek word.
