Vir gereelde rubrieklesers wat vorige artikels oor deeltitelskema-trustees se pligte en verantwoordelikhede onthou, sal dit dalk vreemd voorkom om te noem dat in 'n regspraktyk waar ons met vele deeltiteldispute te doene kry, 'n mens agterkom eienaars glo dikwels dat die Deeltitelbestuurswet (DBW) die aanstelling van 'n bestuursagent verpligtend maak. Ander meen weer 'n bestuursagent mag alleen aangestel word indien dit deur eienaars op 'n algemene vergadering besluit is.
Wat is die korrekte posisie?
Bestuursreël (BR) 28(5) dui aan dat 'n bestuursagent aangestel mag word wanneer die skema se lede ten gunste daarvan stem met 'n gewone meerderheidsbesluit. Dit is egter nie die enigste manier hoe so 'n aanstelling gemaak kan word nie: Trustees mag ook op 'n trusteevergadering 'n meerderheidsbesluit neem tot dien effek.
Bykomend dui BR 28(5)(a) aan dat 'n bestuursagent aangestel móét word wanneer 'n verbandhouer wat verbande geregistreer het oor ten minste 25% van die primêre eenhede in die skema, dit aanvra.
Maar waarvoor word 'n bestuursagent aangestel? Dit is 'n belangrike vraag want elke kontrak met 'n bestuursagent het sy eie bepalings en daar is nie 'n vasgestelde lys van take wat in die hande van 'n bestuursagent gelaat word nie.
Die tipe dienste wat bestuursagente lewer, sluit onder meer die volgende in:
- Finansiële dienste (byvoorbeeld die invordering van heffings, die opstel van 'n begroting, en dies meer);
- Administratiewe en sekretariële dienste (soos om kennisgewings vir vergaderings op te stel en uit te stuur, notules by vergaderings te neem, eienaar-inligting op datum te hou, ensomeer); en
- Bestuurs- en instandhoudingsdienste (byvoorbeeld om die skema se tuindienste te verrig of toe te sien dat 'n diensverskaffer dit doen, of om na instandhoudingspersoneel om te sien).
BR 10 bepaal dat 'n aanstellingsooreenkoms alleen geldig is as dit deur twee trustees onderteken is nadat 'n meerderheidsbesluit die twee trustees gemagtig het om dit te doen.
Met ander woorde, selfs indien die aanstelling aangevra is deur die eienaars ten tye van 'n algemene vergadering, moet die trustees steeds daarna 'n besluit neem wat op rekord plaas dat die trustees, ingevolge die besluit van die lede van die regspersoon, geneem op 'n bepaalde datum, instem om 'n kontrak met die bestuursagent te sluit. Die trustees se besluit sal ook aandui welke twee trustees die kontrak namens die regspersoon moet onderteken.
Uiterste sorg moet aan die dag gelê word met die uiteensetting van dienste in so 'n kontrak. Trustees kan nie net aanvaar dat die bestuursagent se templaat-kontrak voldoende is nie: trustees bly immers verantwoordelik teenoor die regspersoon vir die bestuur en administrasie van die skema al is daar 'n bestuursagent wat hulle bystaan met sekere take.
Benewens hierdie regsplig op die skouers van trustees, is dit ook vir praktiese redes belangrik dat die kontrak duidelik aanstip watter take die bestuursagent sal verrig, anders word dit maklik 'n geval waar die idioom - van die hand na die mond val die pap op die grond - van toepassing word.
Hoe ook al die bestuursagent se aanstelling teweeggebring is, deur 'n trustee-, verbandhouer- of ledebesluit, kan trustees alleen betaling laat geskied indien die uitgawe deel vorm van die begroting soos deur die lede op 'n algemene vergadering goedgekeur is. Dit is daarom noodsaaklik om voorsiening vir so 'n uitgawe by 'n begroting in te sluit.
Waar 'n bestuursagent aangestel is, is dit behulpsaam om ook dié reëls in gedagte te hou:
- BR 6(2): 'n Persoon wat as bestuursagent aangestel is, of wat 'n werknemer van die bestuursagent of die regspersoon is, mag nie 'n trustee van die skema wees nie, tensy daardie persoon 'n lid (eienaar) is.
- BR 10: Geen dokument wat namens die regspersoon onderteken is, is geldig en bindend nie, tensy dit geoorloof is in 'n trusteebesluit en dan geteken is deur:
(a) Twee trustees of die bestuursagent, in die geval van 'n klaringsertifikaat (vir doeleindes van eiendomsoordrag); of
(b) Twee trustees, of een trustee en die bestuursagent, in die geval van enige ander dokument.
- BR 11(3): Net soos lede, mag die bestuursagent trusteevergaderings bywoon (en ook algemene ledevergaderings (BR 15(5)).
- BR 20(6): Vir stem-doeleindes mag 'n bestuursagent of 'n werknemer van die bestuursagent nie 'n volmaghouer wees nie.
- BR 23(7): Die regspersoon moet versekering uitneem teen die risiko van verlies van geld weens bedrog of oneerlikheid wat deur 'n trustee, bestuursagent, werknemer of ander agent van die regspersoon gepleeg is.
- BR 28(7): Die ooreenkoms met die bestuursagent mag nie langer as drie jaar duur nie en mag gekanselleer word - sonder aanspreeklikheid of boete, ondanks enige bepaling in die bestuurs- of ander ooreenkoms - deur die regspersoon met twee maande kennisgewing, mits die kansellasie vooraf deur 'n spesiale besluit wat op 'n algemene vergadering geneem is, goedgekeur was. (Dit beteken nie dat 'n regspersoon elke drie jaar 'n nuwe bestuursagent moet soek nie. Die kontrak met die bestuursagent mag hernu word, die punt is dat 'n besluit elke drie jaar opnuut geneem moet word.)
- BR 27(7): Indien die regspersoon sy kontrak met 'n werknemer of 'n bestuursagent beëindig, moet daardie persoon binne 10 dae alle rekords wat met sy dienslewering verband hou en welke in sy/haar besit of onder sy/haar beheer is, aan die regspersoon oorhandig.
Een van die nuwighede wat in die DBW vervat is, is die opsie om 'n uitvoerende bestuursagent aan te stel. (In die Engelse wet word dit 'n "executive managing agent" genoem). Dit word definieer as 'n bestuursagent wat ál die pligte en verantwoordelikhede van trustees oorneem en wat letterlik in die skoene van trustees staan. Dit is iets wat mens nog nie dikwels in die praktyk sien nie, maar ons gesels meer hieroor in 'n volgende rubriek.
