DEELTITELFORUM: Trustees besluit só oor sake

In verlede week se rubriek het Maryna Botha die ses dele van die "deeltitelbybel" opgenoem.

Daarby kan ook 'n sewende deel gevoeg word, trusteebesluite.

Trusteebesluite, of resolusies, is uniek tot elke skema. Dit word normaalweg deur trustees op vergaderings geneem, maar rondomtalie-besluite (byvoorbeeld in e-posse) is ook in beginsel moontlik.

Soos daar ook in verlede week se rubriek beskryf is, verleen die Deeltitelbestuurswet bepaalde bevoegdhede en funksies aan die regspersoon (die vereniging van eienaars) en art. 7 van die Wet bepaal dat hierdie bevoegdhede en funksies deur die trustees van die regspersoon uitgevoer moet word.

Die bestuur van die skema word dus grootliks in die hande van die trustees geplaas. Eienaars behou egter 'n wesenlike mate van inspraak in die deeltitelskema se bestuur, aangesien die wet ook voorsiening maak daarvoor dat:

Dit eienaars se prerogatief is om jaarliks op die regspersoon se algemene jaarvergadering (AJV) trustees vir die volgende eenjaartermyn te verkies;
Eienaars jaarliks op die regspersoon se AJV spesifieke opdragte aan trustees mag gee en/of beperkings mag oplê. Dit geskied ingevolge art. 7 van die wet gelees saam met standaardbestuursreël 17(6)(m);
Heffingsgeld van eienaars (administratiewe fonds) slegs ooreenkomstig die regspersoon se goedgekeurde begroting bestee mag word (standaardbestuursreël 24(4)); en
Sekere belangrike besluite nie aan die trustees oorgelaat word nie, maar deur die lede van die regspersoon self geneem moet word, byvoorbeeld die goedkeuring van die regspersoon se jaarlikse begroting. Verder word beskerming verleen deurdat sommige besluite as spesiale of selfs eenparige besluite geneem moet word.

Voorbeelde sluit in die langtermynverhuring van gemeenskaplike eiendom en die toewysing van uitsluitlike-gebruiksgebiede (sien byvoorbeeld art. 5 van die wet).

Trustees neem besluite gesamentlik. Individuele trustees het geen besluitnemingsbevoegdheid nie, behalwe waar spesifieke take en verpligtings amptelik aan hulle gedelegeer is.

Die regspersoon (in praktyk dus die trustees) word ingevolge standaardbestuursreël 27(2) verplig om notule te hou van die verrigtings op alle algemene en trusteevergaderings, welke notules die teks van die resolusies wat daar geneem is, moet insluit. Enige eienaar is daarop geregtig om na die rig van 'n skriftelike versoek die notules van trusteevergaderings (asook ander dokumente van die regspersoon) te inspekteer, en mag ook afskrifte daarvan bekom.

Hoe kan trustees verseker dat hul besluite geldig en afdwingbaar is? En op grond waarvan sal 'n eienaar in die skema wat met die trustees verskil oor 'n bepaalde besluit die geldigheid van daardie besluit kan beoordeel?

'n Sinvolle antwoord op bogenoemde vrae is nie kort of eenvoudig nie. Enige besluit wat onder die vergrootglas is moet krities beskou word in die lig van die toepaslike regsbeginsels, sowel as in die konteks van die skema se feitelike omstandighede as geheel, om te bepaal of dit die toets vir geldigheid slaag. 'n Goeie vertrekpunt vir die beantwoording van die vraag na geldigheid van 'n trusteebesluit is die oorweging van die volgende:

Is daar aan die formaliteite vir die neem van trusteebesluite, soos vereis in die Deeltitelbestuurswet en in die skema se reëls, voldoen?

Byvoorbeeld: Is daar 'n trusteevergadering gehou waarvan behoorlik kennis gegee is; is alle relevante feite aan trustees voorgehou; was daar 'n kworum; is die besluit deur die meerderheid van trustees wat aanwesig was goedgekeur; is die besluit genotuleer ensovoorts;

Het die trustees die nodige mandaat om sodanige besluit te kon neem (gemeet aan die magte en bevoegdhede wat deur die Deeltitelbestuurswet aan hulle verleen word)? 'n Absurde voorbeeld: Geen bepaling in die wet magtig die trustees om 'n besluit te neem ingevolge waarvan hulle eienaars se heffingsgeld mag aanwend om Lotto-kaartjies vir die regspersoon aan te koop nie;
Is daar eksterne oorwegings wat 'n beperking plaas op trustees se mandaat om geldig die besluit te neem? Die trustees van 'n residensiële skema mag nie in weerwil van munisipale regulasies en die tersaaklike dorpsbeplanningskema geldig goedkeuring verleen aan 'n eienaar om 'n duikklop-onderneming in sy motorhuis te bedryf nie;
Het die trustees aan hul fidusiêre verpligtings ingevolge art. 8 van die Deeltitelwet voldoen? Voorbeeld: Die twee trustees van 'n bepaalde deeltitelskema besit 'n tuindienstemaatskappy. Hulle verklaar nie hul belange in die maatskappy aan die eienaars nie, en mislei trouens die regspersoon oor wie die werklike eienaars is.

Hulle dank die vorige tuindienste-kontrakteur af, en aanvaar op 'n trusteevergadering 'n resolusie wat hulle magtig om 'n dienskontrak van vyf jaar met die nuwe maatskappy te sluit, teen buitensporige hoë vergoeding.

Daar is 'n sterk argument voor uit te maak dat hierdie besluit ongeldig is.