Wanneer 'n individu besluit om iets te doen, of iets te koop, vind die besluitnemingsproses plaas by wyse van neurologiese prosesse in die brein, gepaardgaande met die uitvoer van 'n reeks handelinge deur die liggaam (byvoorbeeld deur die motorsleutels en beursie te gryp en winkel toe te ry, of om die vrieskasdeur oop te maak en die bak roomys daarin met 'n lepel by te dam).
Wanneer 'n groep individue (byvoorbeeld die eienaars in 'n deeltitelskema) of 'n abstrakte entiteit wat met regspersoonlikheid beklee is (die regspersoon, waarvan alle eienaars deel is) 'n besluit moet neem, kan dit om verstaanbare redes nie geskied by wyse van besluitneming of handeling deur 'n enkele individu nie.
Deeltitelskemas is nie monargieë waar 'n enkele persoon of klein groepie persone die septer mag swaai nie. Die wetgewer het gekies om ten aansien van die bestuur van skemas 'n fyn gebalanseerde stelsel wat deur demokratiese beginsels onderlê word, op die wetboek te plaas. Besluitnemingsbevoegdheid oor sake in deeltitelskemas word grootliks gereguleer deur die Deeltitelbestuurswet (DBW), die regulasies uitgevaardig ingevolge die DBW en die bestuurs- en gedragsreëls wat vir die skema geld.
Individuele eienaars beskik oor die regsbevoegdheid om (binne sekere perke) onafhanklik en outonoom besluite aangaande hul onderskeie eenhede te neem.
Daarenteen moet besluite wat die gemeenskaplike eiendom in die skema raak, deur die eienaars (die lede van die regspersoon) gesamentlik geneem word, of deur iemand wat 'n geldige mandaat het om namens hulle te besluit (dus die trustees), en dan wel op 'n wyse wat die eienaars en hul regspersoon se belange dien.
Sekere besluite is belangriker as ander (gemeet aan die risiko's of gevolg daarvan) en derhalwe bestaan daar verskillende kategorieë, of hiërargieë, van besluitneming:
- Trusteebesluite;
- Gewone meerderheidsbesluite geneem deur die lede van die regspersoon;
- Spesiale besluite geneem deur die lede van die regspersoon;
- Eenparige besluite geneem deur die lede van die regspersoon; en
- Skriftelike toestemming deur alle eienaars.
Trusteebesluite
Die trustees (wat jaarliks deur die lede van die regspersoon-termyn verkies word) het sekere magte, bevoegdhede en verpligtinge wat hulle wetlik toerus om bepaalde besluite namens die regspersoon en sy lede te neem.
Die bron van hierdie magte en bevoegdhede is die DBW, die skema se reëls, en verdere opdragte (aanwysings of beperkings) wat deur die lede van die regspersoon in 'n algemene vergadering aan hulle opgelê is.
Trustees het slegs daardie magte en bevoegdhede waarvoor die DBW en die skema se reëls uitdruklik of by noodwendige implikasie voor voorsiening maak.
Art. 3, 4, 5 en 7 van die DBW is veral hier ter sprake. Aangesien die trustees vir die dag tot dag administrasie, beheer, funksionering en welstand van die skema verantwoordelik is, ken die wet 'n veeltal van magte en bevoegdhede toe, en is hulle ook taamlik wyd omskryf.
Voorbeelde van besluite wat die trustees mag neem sonder om eers die eienaars te raadpleeg (tensy die regspersoon se lede by 'n AJV 'n beperking daaromtrent ingestel het), sluit onder meer in: Die uitneem van versekering, opening en bedryf van bankrekeninge, aankoop en onderhoud van toerusting (byvoorbeeld tuingereedskap), en die sluit van kontrakte met werknemers, kontrakteurs en agente. (Laasgenoemde is onderhewig aan die voorbehoud dat betaling van salarisse en fakture aan diesulkes ingevolge goedgekeurde begrotings moet geskied - sien in hierdie verband standaardbestuursreëls ("SBR") 9, asook 17(6)(j)(iv), en 24(4).)
Hoe werk die besluitnemingsproses van trustees?
Dit is ten eerste belangrik om te onthou dat trustees gesamentlik hul besluite moet neem. Dit lê nie op die weg van 'n individu, bv. 'n voorsitter, om besluite namens die trustees te neem nie. Trusteebesluite word geneem op behoorlik gekonstitueerde trusteevergaderings waar 'n kworum teenwoordig is, of by wyse van rondomtalie skriftelike resolusies. SBR 9 tot 14 is hier van belang.
Dit is gewens dat trustees almal saamstem oor die besluite, maar dit is nie altyd in praktyk moontlik nie.
Daarom bepaal SBR 14 dat trusteebesluite geneem moet word by wyse van gewone meerderheidsbesluit. As daar vyf trustees is, en drie van hulle stem "ja", dan is dit 'n geldige besluit. As daar agt trustees is, en vier stem "ja" en vier stem "nee", is daar 'n staking van stemme, en het die voorsitter 'n beslissende stem (casting vote).
Daar bestaan geen vereiste of meganisme in die DBW vir 'n spesiale of eenparige besluit deur trustees nie.
Gewone besluite deur lede van die regspersoon in 'n algemene vergadering
In sekere sake is dit nie goed genoeg dat die trustees die besluite neem nie.
Die DBW en reëls vereis dat eienaars in hierdie gevalle self sal besluit, en dit moet geskied in 'n behoorlik gekonstitueerde algemene vergadering waar 'n kworum eienaars aanwesig is. SBR 15, 17, 19 en 20 is veral hier ter sprake.
Tensy die wet of reëls oor spesifieke aangeleenthede uitdruklik anders bepaal, neem eienaars in algemene vergaderings bloot "gewone meerderheidsbesluite" en sal 'n 51%-stem ten gunste van 'n betrokke besluit dus die resolusie laat slaag.
Enkele voorbeelde van aangeleenthede wat gewone meerderheidsbesluite deur die regspersoon se lede verg, is die goedkeuring van die jaarlikse begrotings (administratiewe begroting sowel as begroting vir die onderhoudsreserwefonds); goedkeuring van skedules van vervangingswaardes vir versekeringsdoeleindes, aanstelling van 'n ouditeur, en verkiesing van trustees.
Let egter daarop dat, sedert November 2016 toe die DBW inwerking getree het, die som nie meer so eenvoudig is as bloot die tel van eienaar-koppe wat "ja" stem op 'n vergadering nie. SBR 20(1)(b) bepaal dat gewone meerderheidsbesluite nou bereken moet word in waarde, nie in aantal lede nie.
Waarde word bereken op grond van die deelnemingskwotas van eenhede. Met ander woorde, eienaars met groter eenhede se stem weeg in waarde swaarder as die stem van eienaars met kleiner eenhede.
Hier is 'n voorbeeld: Sonskynoord het ses eenhede. Eenhede 1 tot 4 se vloeroppervlakte beslaan elk 100 m2, eenheid 5 is 200 m2 groot, en eenheid 6 is 400 m2 groot. Die totale vloeroppervlakte in die skema is dus 1 000 m2. Eenhede 1 tot 4 het elk 'n deelnemingskwota van 10%, eenheid 5 s'n is 20% en eenheid 6 is 40%.
Om 'n gewone meerderheidsbesluit deur te voer sal dit genoegsaam wees indien die twee eienaars van eenheid 5 en 6 (totale waarde soos per deelnemingskwota 60%) ten gunste van die resolusie stem, al sou die ander vier lede (eenhede 1 tot 4) "nee" stem.
Spesiale besluite, eenparige besluite, en skriftelike toestemming deur eienaars
Sekere besluite rakende die bestuur van deeltitelskemas word as só belangrik geag dat die wetgewer die dwarslat, by wyse van spreke, aansienlik hoër stel as in die geval van gewone meerderheidsbesluite.
Ten slotte word enkele voorbeelde gegee:
- Indien lede versekering teen addisionele risiko's wil uitneem (met ander woorde, risiko's benewens daardie voorgeskrewe risiko's waarteen versekering uitgeneem moet word), dan mag dit slegs geskied op sterkte van 'n spesiale besluit kragtens SBR 23(8).
'n Voorbeeld van so 'n bykomende risiko sou wees die risiko van verlies aan markwaarde van geboue.
- 'n Eenparige besluit is nodig om wysigings aan die bestuursreëls van die skema aan te bring. (Regulasie 6(6) van die regulasies ingevolge die DBW.)
- Skriftelike toestemming deur al die eienaars word vereis wanneer 'n eienaar 'n eenheid of uitsluitlike gebruik vir 'n ander doel wil aanwend as waarvoor op die deelplan van die skema voorsiening gemaak word. (art. 13, DBW).
Ruimte ontbreek om hier meer volledig oor dié belangrike kwessies te skryf en gevolglik sal 'n volgende rubriek in geheel aan die toepaslike ge- valle, vereistes vir geldigheid, en eienskappe van laasgenoemde drie soorte besluite gewy word.
