Ons menslike aard is sodanig dat ons graag die beste gehalte produkte en gerieflikste omstandighede wil hê, maar terselfdertyd so min as moontlik daarvoor wil betaal. So is dit ook wanneer dit kom by spandering op onderhoud en instandhouding in deeltitelskemas.
Elke rand wat deur die trustees aan onderhoud en herstel van die gemeenskaplike eiendom spandeer word, of aan nuttige verbeteringe, moet uit die eienaars se heffingsgeld finansier word. Dit bring 'n soort spanning mee waarmee eienaars en trustees jaarliks rekening moet hou wanneer die regspersoon se begroting opgestel word.
Terwyl sommige eienaars en trustees verkies om ruimskoots "binnevet" in die onderhoudsbegroting in te bou (wat heffings onvermydelik verhoog), sal ander eienaars en trustees waarskynlik eerder ten gunste daarvan stem om heffings so laag as moontlik te hou (wat soms te min geld vir behoorlike onderhoud laat en die risiko van spesiale heffings verhoog).
Die wetgewer weet dat die versoeking by deeltiteleienaars bestaan om kostes te vermy en dat een van die vernaamste slaggate waarin regspersone kan trap die geneigdheid is om onderhoudsbehoeftes te onderskat.
Daar word dikwels te min te begroot vir onderhoud en herstel van 'n skema se geboue, infrastruktuur en toerusting. Hierdie verskynsel mag dalk nie na 'n groot probleem klink nie, maar ervare eiendomsbeleggers en trustees sal eerstehands daarvan kan getuig dat, soos in die geval van erosie of roes, die effek van onderhoud wat agterweë bly, nie onmiddellik sigbaar is nie. Skielik op ‘n dag sal die eienaars egter besef dat die kostes om die eiendom weer op standaard te kry verdubbel het terwyl die waarde van hul belegging halveer het.
Omdat gereelde en deeglike onderhoud in deeltitelskemas so belangrik is, en gepaardgaande daarmee die voorsiening van voldoende fondse daarvoor, het die wetgewer sekere gebiedende maatreëls in die Deeltitelbestuurswet, regulasies en voorgeskrewe bestuursreëls ("BR") ingebou.
Die wetgewer steun op drie belangrike pilare om te probeer verseker dat onderhoud en instandhouding van die gemeenskaplike eiendom in Suid-Afrikaanse deeltitelskemas geskied soos wat dit moet:
- 'n Verpligte reserwefonds in elke skema, vir die doel van onderhoud en herstel van die gemeenskaplike eiendom ("die reserwefonds");
- 'n Verpligte tien-jaar-onderhoudsplan vir elke skema; en
- Die verpligting wat rus op die regspersoon (in besonder op die trustees) om die gemeenskaplike eiendom in die skema te onderhou en in 'n goeie toestand te hou. (Soos lesers weet, sluit die gemeenskaplike eiendom onder meer die buitekante van geboue, dakke, tuine, toevoerpype en gemeenskaplike ruimtes in.)
Artikel 3(1)(b) van die Deeltitelbestuurswet bepaal dat die regspersoon verplig is om 'n onderhoudsreserwefonds daar te stel en te handhaaf. In praktyk beteken dit 'n afsonderlike bankrekening waarin die lede se reserwefondsheffingsbydraes en sekere ander gespesifiseerde bedrae gestort moet word - BR 24(3).
Onttrekkings uit hierdie rekening mag slegs gemaak word ooreenkomstig die streng voorskrifte van BR 24(5) en (6). Meer hieroor in 'n volgende artikel.
Die skema se ouditeure hou normaalweg tydens hul jaarlikse oudit van die regspersoon se boeke 'n wakende oog oor die trustees en bestuursagent se nakoming (aldan nie) van die tersaaklike wetsvereistes, en nie- voldoening aan die betrokke bepalings kan in uiterste gevalle selfs lei tot die uitreiking van 'n gekwalifiseerde ouditverslag. Geen trustee wil dat so iets in sy of haar termyn gebeur nie.
Daar is egter geen formele siviele of strafregtelike sanksies gekoppel aan enige verbreking van die maatreëls nie.
Enkele woorde oor terminologie, om verwarring te voorkom:
Enige fondse wat 'n regspersoon bymekaarmaak en wat nie vir onmiddellike operasionele doeleindes benodig word nie, kan as "reserwefondse" beskryf word.
Die gebruik van die begrip in 'n algemene sin moet egter nie verwar word met 'n verwysing na die voorgeskrewe onderhoudsreserwefonds, wat soms bloot "die reserwefonds" genoem word nie.
Die wet, regulasies en bestuursreëls van die skema stel streng vereistes aangaande die bestuur en gebruik van die geld in die onderhoudsreserwefonds.
Party regspersone sit egter soms ook 'n bietjie "binnevet" opsy (ongebruikte fondse uit die vorige jaar se begroting of fondse wat eers later in die jaar vir operasionele doeleindes benodig word) en daar word dikwels na hierdie surplusfondse verwys as "die administratiewe reserwefonds".
Dit is nie 'n begrip wat in die wet omskryf word nie en nóg die wet nóg die voorgeskrewe bestuursreëls het spesifieke voorskrifte oor die bestuur of aanwending van sodanige ander reserwes.
Dit is natuurlik ook iets heeltemal anders as die onderhoudsreserwefonds waarna in artikel 3(1)(b) van die Deeltitelbestuurswet verwys word.
Aangesien daar ten aansien van die onderhoudsreserwefonds dikwels sprake is van groot bedrae, word regspersone gemagtig om op sterkte van 'n trustee-resolusie die geld in die reserwefonds in 'n veilige beleggingsrekening by 'n finansiële instelling (soos omskryf) te belê ten einde beter rente te verdien. Sien in dié verband voorgeskrewe BR 21(3)(d).
Die lede van die regspersoon moet jaarliks die begroting vir die komende boekjaar se onderhoudsreserwefonds goedkeur - BR 17(6)(j)(iv).
Die bedrag geld in die reserwefonds moet deurentyd genoeg wees om die koste van die werklike voorsiene toekomstige onderhoud en herstel van die skema te kan dek.
Die wetgewer voeg verder in bogenoemde reël by (as 'n tipe vangnet, ter beskerming van die regspersoon) dat die bedrag in die reserwefondsrekening nie minder mag wees as die minimum bedrag wat die minister van tyd tot tyd vir hierdie doel (by wyse van regulasies) voorskryf nie.
Daar is natuurlik ook altyd onvoorsiene onderhoudsuitgawes (waarvan die bedrag uit die aard van die saak nie vooraf bepaal kan word nie) waarmee rekening gehou moet word
Regulasie 2 van die regulasies tot die Deeltitelbestuurswet skryf dan inderdaad die formule voor wat deur skemas gebruik moet word om te bereken wat die minimum bedrag is wat op 'n bepaalde tydstip in elke skema se reserwefonds moet wees. Hoe die bedrag bereken moet word, word in 'n volgende artikel met voorbeelde verduidelik.
Ongelukkig fokus sommige skemas bloot op hierdie bedrag en vergeet dan dat dit 'n voorgeskrewe minimum is; die werklike bedrag wat in die fondsrekening moet wees, is dít wat nodig is om die werklike onderhoudsbehoeftes van die skema te dek.
En hoe kan hierdie onderhoudsbehoeftes met 'n mate van akkuraatheid (eerder as met 'n duimsuig-aksie) bepaal word? Dít is waar die tien-jaar-onderhoudsplan inkom.
Hierdie plan vorm die basis vir berekening van die jaarlikse onderhoudsbegroting en die gepaardgaande vereiste heffingsbydraes tot die reserwefonds (sien BR 22 en BR 24 in hierdie verband).
Ongelukkig beskou sommige trustees die verpligte onderhoudsplan as 'n lastige "boksie-tiek"-oefening, en so gaan die waarde wat dié plan in werklikheid vir deeltitelskemas kan inhou, verlore.
Meer oor die onderhoudsplan in 'n volgende artikel.
