Een van Deeltitelforum se gereelde lesers het onlangs aan ons geskryf:
Die meeste aftreeoorde beskik oor 'n sosiale komitee wat sosiale funksies reël, geldinsamelingsgeleenthede hou, help by begrafnisse met tee, koffie en verversings, en dan ook soms bydraes maak ter verbetering van gemeenskaplike fasiliteite, soos byvoorbeeld om vir die gemeenskapsaal gordyne te vervang, of klanktoerusting of 'n skottelgoedwasmasjien aan te koop.
Die lede van ons komitee bestaan uit vrywilligers, hulle koöpteer nuwe lede soos nodig, verkies elke jaar 'n voorsitter, hou notules van hul vergaderings en funksioneer onafhanklik van die trustees en sonder formele oorsig van die regspersoon. Die komitee besluit self hoe hulle die komitee se fondse aanwend.
Die sosiale komitee het ook hul eie bankrekening, maar dit is nie oop vir besigtiging deur inwoners nie en geen oudit of verslagdoening vind plaas nie. Onlangse pogings deur die trustees om die sosiale komitee onder die beheer van die regspersoon te bring het nie geslaag nie.
Hoe behoort 'n regspersoon die situasie te hanteer om deursigtigheid te verseker?
Antwoord:
Die antwoord op dié belangrike vraag is nie kort of eenvoudig nie, en daar mag uiteenlopende opinies daaroor bestaan. Sommige persone sal argumenteer dat die sosiale komitee op sy eie bene staan, onafhanklik is, en dat sy aktiwiteite en finansies niks met die trustees uit te waai het nie. Ander persone sal aanvoer dat die sosiale komitee aan die gesag van die regspersoon onderworpe is, en dat lede van die regspersoon insae in sy boeke moet kry, net soos wat hulle kragtens die reëls in die regspersoon se boeke insae het.
Hoewel 'n sosiale komitee se regstatus van die bepaalde omstandighede in elke geval sal afhang, is dit hierdie skrywer se siening dat, tensy daar spesifieke feite aanwesig is wat op die teendeel dui, 'n sosiale komitee in 'n skema wel aan die gesag van die regspersoon onderworpe is, en dat wesenlike deursigtigheid en verantwoordbaarheid ten aansien van finansies en besluite, verpligtend is. Die redes vir die siening word hieronder beskryf.
Aftreeoorde wat deeltitelskemas is, word soos enige ander deeltitelskema gereguleer deur die Wet op Deeltitelskemabestuur 8 van 2011, die regulasies daarkragtens uitgevaardig en die bestuurs- en gedragsreëls wat vir die skema geld. Hierdie wetgewende bepalings bevat breedvoerige maatreëls wat bestuurstrukture daarstel (trustees, regspersoon) en wat die magte, bevoegdhede en verpligtinge van die betrokke rolspelers in taamlike besonderhede beskryf.
Buiten 'n enkele verwysing na komitees van die regspersoon in voorgeskrewe bestuursreël (BR) 17(6) is daar egter geen riglyne of bepalings in die wet, die regulasies of die voorgeskrewe reëls wat aandui hoe komitees saamgestel, bestuur, gereguleer of verantwoordbaar gehou moet word nie.
BR 17 skryf die volgorde en inhoud voor van daardie sake wat in 'n algemene vergadering van die regspersoon hanteer moet word. BR 17(6)(j)(i) maak daarvoor voorsiening dat die regspersoon by die algemene jaarvergadering verslae moet ontvang van die aktiwiteite en besluite van die trustees wat plaasgevind het sedert die laaste algemene vergadering, "insluitende verslae van komitees".
Dié bewoording impliseer dat die lede van 'n regspersoon geregtig is op verslagdoening oor die doen en late van daardie regspersoon se komitees. Die regspersoon se lede sal, myns insiens, dan ook geregtig wees op wesenlike inligting oor die finansies (inkomste én uitgawes) van 'n sosiale komitee. Hoewel dit nie eens hier nodig behoort te wees nie, kan die Wet op die Bevordering van Toegang tot Inligting (Paia) ook (mits aan sekere vereistes voldoen word) ingespan word om inligting te bekom.
Die konteks en bewoording van die betrokke bestuursreël impliseer verder dat komitees van die regspersoon onder die gesag van die regspersoon sal funksioneer, en in praktyk dus onder die wakende oog van die trustees. Trustees wat in die uitvoering van hul funksies en take altyd die beste belang van die regspersoon voorop moet stel, behoort dus ook seker te maak dat die finansies van komitees goed bestuur word.
In die afwesigheid van spesifieke bepalings in die wet, regulasies en reëls oor die rol en verantwoordbaarheid van komitees, moet daar vir 'n sinvolle antwoord staatgemaak word op algemene beginsels in die wetgewende bepalings, en op die gemene reg en die beginsels van goeie bestuurspraktyke. Hieroor kan baie gesê word, maar weens beperkte ruimte word volstaan met enkele opmerkings.
Wanneer daar sprake is van fondse wat aan 'n komitee verskaf word deur eienaars en inwoners in die skema, hetsy direk of indirek (byvoorbeeld uit verkope van geskenkte goedere), met die gestelde doelwit om dit aan te wend ter bevordering van die sosiale belang van daardie eienaars en inwoners, is dit myns insiens 'n aangeleentheid waaroor die regspersoon jurisdiksie het, en is 'n vertrouensverhouding hier ter sprake. Die bestuur van die sosiale komitee hanteer die finansies inderwaarheid namens diegene wat daardeur begunstig moet word (die regspersoon en sy lede, en ander inwoners), en derhalwe het die bestuurslede 'n gemeenregtelike fidusiêre verpligting om in die beste belang van daardie begunstigdes op te tree. Dit sou insluit om deursigtig te werk te gaan in die hantering van finansies.
Inisiatief en kreatiewe energie betrokke by die dien van inwoners in 'n aftreeoord is kosbaar, en behoort nie doodgedruk te word deur rompslomp of onnodige reëls nie. 'n Sosiale komitee se hardwerkende vrywillige lede behoort dus die nodige erkenning te kry en ondersteun te word. Wanneer daar egter gedink word aan die risiko's wat met die insameling en aanwending van fondse gepaardgaan, en aan die gevolge van wanaanwending, is dit ter beskerming van almal betrokke (onder wie veral die sosiale komitee se bestuurslede) belangrik om goeie en deursigtige finansiële bestuur toe te pas. Die vryelike beskikbaarstelling van die komitee se finansiële inligting aan die regspersoon behoort 'n gegewe te wees.
Verder moet daar ook in gedagte gehou word dat waar wins ter sprake is (verkope van goedere om geld in te samel) daar moontlike inkomstebelastingimplikasies mag wees.
Onafhanklikheid bied 'n groot risiko
Indien 'n groep vrywilligers werklik meen dat hulle onafhanklik van die regspersoon wil funksioneer, behoort 'n klub met 'n behoorlike skriftelike grondwet, duidelike doelwitte en goed gedefinieerde bestuursstrukture gestig te word, en moet lede formeel kies om daarby aan te sluit (of nie).
Dit moet aan lede duidelik gemaak word dat dit onafhanklik van die regspersoon funksioneer, en die bestuur moet dan aan die klub se lede verantwoording doen.
Dit is in die algemene gang van sake nie 'n gesonde situasie as 'n sosiale komitee verantwoordelikheid neem vir die finansiering van items waarvoor 'n regspersoon inderwaarheid verantwoordelik is nie, aangesien verwarring oor heffingsverpligtinge of 'n vermenging van fondse kan ontstaan en sodoende die risiko van wetsoortreding of misbruik van fondse verhoog.
Dit probleme kan wel bekamp word deur spesifieke bestuurs- of gedragsreëls aan te neem wat die rol en funksie van die sosiale komitee (of enige ander komitees) duidelik reguleer.
