In onlangse artikels (Deeltitelforum nommers 78 en 80 wat op 25 Januarie en 8 Februarie 2025 onderskeidelik gepubliseer is) het die kollig geval op die doel en aard van die onderhoudsreserwefonds ("die reserwefonds") en die tienjaa- onderhoudsplan ("die onderhoudsplan") waaroor elke deeltitelskema kragtens wet moet beskik.
Vandag se artikel dui met verwysing na die tersaaklike wetgewende bepalings aan hoe die onderhoudsplan en die reserwefonds met mekaar verband hou. Trustees in deeltitelskemas moet in praktyk nogal kophou om te verseker dat hulle al die voorskrifte ken en nakom.
Die tersaaklike bepalings word opsommenderwys hier vermeld:
- Artikel 3(1)(a) van die Deeltitelbestuurswet (DBW): Administratiewe fonds Daar moet jaarliks genoeg geld voorsien word aan die skema se administratiewe fonds om operasionele kostes vir die boekjaar te kan dek, insluitende die verwagte kostes van herstel en onderhoud van die gemeenskaplike eiendom;
- A 3(1)(b) DBW: Reserwefonds Elke skema moet oor 'n reserwefonds beskik, met genoeg geld daarin om toekomstige onderhoud en herstel te kan finansier. Dit beteken dus dat daar nou reeds begin moet word om te spaar vir voorsienbare en onvoorsienbare onderhouds- en hersteluitgawes in toekomstige boekjare.
Die reserwefonds is in wese 'n spaarpot vir hierdie doel. Verder bepaal die subartikel dat die saldo van die reserwefonds nooit minder mag wees as die minimum bedrag wat die Minister by wyse van regulasie voorskryf nie;
- A 3(1)(c) DBW: Verpligte heffingsbydraes Eienaars moet by wyse van heffingsbetalings bydra tot die administratiewe fonds asook tot die reserwefonds;
- Regulasie 2: Minimum saldo Die regulasie bevat die minister se formule waarvolgens die verpligte minimum saldo van die reserwefonds bereken moet word;
- Voorgeskrewe Bestuursreël ("BR") 22(1): Tienjaar-onderhoudsplan Elke skema moet oor 'n tienjaar-onderhoudsplan beskik, waarin die inligting soos in hierdie subreël uiteengesit (en in 'n vorige rubriek bespreek), vervat word;
- BR 22(2) Jaarlikse bydrae tot die reserwefonds Die reël skryf die formule voor waarvolgens die jaarlikse heffingsbydrae tot die reserwefonds bereken moet word.
Dié formule berus op die inligting soos uiteengesit in die onderhoudsplan; met ander woorde, die berekeninge neem die werklike toestand en produktiewe lewensduur van die groot-koste items (major capital items) in die skema se gemeenskaplike eiendom in ag, asook die beplande kostes vir herstel en onderhoud van hierdie items.
- BR 22(3): Goedkeuring deur die lede Die onderhoudsplan word van krag wanneer die lede dit in 'n algemene vergadering goedkeur, en lede mag ook voorwaardes stel vir betalings uit die reserwefonds;
- BR 22(4): Trustees moet verslag doen Dit is verpligtend vir die trustees om by elke algemene jaarvergadering verslag te doen oor die wyse waarop die onderhoudsplan in daardie jaar uitgevoer is.
- BR 24: Waarvoor die reserwefonds gebruik mag word (en waarvoor nie) Dié reël bepaal dat die reserwefonds aangewend moet word vir die uitvoering van die onderhoudsplan, dit spesifiseer welke bedrae in die reserwefonds rekening inbetaal moet word, en stel omvattende vereistes waaraan voldoen moet word alvorens die trustees betalings uit die reserwefonds mag maak.
- BR 26(1)(b): Afsonderlike boekhouding Hierdie reël vereis dat daar afsonderlik boek gehou moet word van die geld in die reserwefonds. Dit is vanselfsprekend dat die reserwefonds 'n afsonderlike bankrekening sal verg, en dat die geld wat daarvoor geoormerk is nie met die gewone dag-tot-dag operasionele fondse gemeng sal word nie.
- BR 26(1)(c)(iv): Uiteensetting in die jaarstate Daar behoort in die jaarlikse finansiële state verslag gedoen te word oor die samestelling van die totale bedrag in die reserwefonds (onder andere oor hoe die onderhoudskostes vir elke belangrike groot koste item daaruit sien, uitgedruk as 'n persentasie van die totaal).
Die formule vir die verpligte minimum reserwefonds saldo wat in regulasie 2 voorgeskryf word, kan soos volg voorgestel word:
- Indien R(v) ＜ 25% van A(v) dan moet B(h) = minimum 15% A(h)
- Indien R(v) > 25% van A(v) maar ＜ 100% A(v) dan moet B(h)= minimum AO(h)
- Indien R(v) > of = A(v) dan is geen B(h) minimum nodig
Waar:
- R(v) is die saldo van die reserwefonds aan die einde van die vorige boekjaar;
- A(v) is die somtotaal van die vorige boekjaar se administratiewe fonds heffingsbydraes
- B(h) is die minimum bedrag wat in die huidige boekjaar vir die reserwefonds begroot moet word;
- A(h) is die somtotaal van die huidige boekjaar se begrote heffingsbydraes tot die administratiewe fonds
- AO(h) is die bedrag wat in die huidige boekjaar in die administratiewe fonds vir onderhoud begroot is.
Voorbeeld 1: Skema 1 se totale administratiewe heffingsinkomste vir die vorige boekjaar was R 600 000. Daar word vir hierdie boekjaar se administratiewe fonds 'n bedrag van R 680 000 se heffingsbydraes begroot, waarvan R 50 000 vir onderhoudsuitgawes geoormerk is. Die reserwefonds het aan die einde van die vorige boekjaar 'n saldo van R 100 000 getoon.
Antwoord: 25% van R 600 000 is R 150 000. Die saldo in die reserwefonds is minder as hierdie bedrag, dus moet die bedrag wat in die huidige boekjaar vir die reserwefonds begroot word, ten minste 15% van R 680 000 beloop.
'n Minimum bedrag van R 102 000 moet dus in hierdie jaar tot die saldo van R 100 000 bygevoeg word.
Voorbeeld 2: Soos in voorbeeld 1, behalwe dat die saldo van die reserwefonds aan die einde van die vorige boekjaar R 180 000 beloop het.
Antwoord: Die reserwefonds se saldo is groter as 25% maar kleiner as 100% van die vorige boekjaar se totale administratiewe fonds heffingsinkomste. Minstens R 50 000 (gelykstaande aan die administratiewe begroting vir huidige jaar se onderhoud) moet in die huidige boekjaar vir die reserwefondsbydrae voorsien word.
Voorbeeld 3: Soos in voorbeeld 1, behalwe dat die saldo van die reserwefonds aan die einde van die vorige boekjaar R 635 000 beloop het.
Antwoord: Daar is geen verpligte minimum bydrae wat in die huidige boekjaar gehef hoef te word nie.
Dit verg jaarliks baie tyd en moeite van trustees om 'n skema se onderhoudsplan op te stel en uit te voer, asook om die vereistes wat met die reserwefonds verband hou, na te kom. Trustees moet waak teen die (verstaanbare) versoeking om die onderhoudsplan "mooi te skryf" sodat dit op papier lyk of daar aan die formaliteite voldoen is, maar sonder dat die papierplan op die werklike onderhoudsbehoeftes in die skema afgestem is.
Insgelyks behoort regspersone hul reserwefondsberekeninge en -begroting te baseer op werklike onderhoudsbehoeftes vir die komende jare eerder as om bloot daarvoor te mik om die minimum verpligte reserwefonds saldo te bereik.
Daar sal in 'n volgende artikel aandag geskenk word aan die berekeninge wat ter sprake is by die opstel van 'n skema se tien jaar onderhoudsplan.
