Daar is in afgelope weke in hierdie rubriek gefokus op die wetlike aspekte verbonde aan deeltitelskemas se verpligte onderhoudsreserwefonds en tien-jaar-onderhoudsplan. Volledigheidshalwe word net weer genoem dat die reserwefonds en tienjaarplan slegs betrekking het op gemeenskaplike eiendom en dat dit niks te make het met individuele eienaars se privaateiendom en hul eie verantwoordelikheid in dié verband ten opsigte van onderhoud en instandhouding nie.
Hoe lyk 'n skema se tien-jaar onderhoudsplan in praktyk?
Die wet, regulasies en voorgeskrewe reëls (BR) stel geen vereistes aangaande die formaat van so 'n plan nie, maar soos voorheen berig is, skryf BR 22(1) wel die inhoud daarvan voor. Dié reël beskryf ses punte wat in die plan vervat moet word, naamlik:
- Die groot kapitaalkoste-items (major capital items) wat in die volgende tien jaar vervanging, onderhoud of herstel (soos die geval ook al mag wees) sal benodig;
- 'n Beskrywing van die huidige toestand van sodanige items;
- Die tyd (bedoelende die jaar) wanneer elk van die genoemde items die nodige vervanging, onderhoud of herstel sal benodig;
- Die koste van sodanige vervanging, onderhoud of herstel;
- 'n Aanduiding van die produktiewe lewensduur van die betrokke items nadat hulle aldus vervang, onderhou of herstel is (met ander woorde, voordat hulle weer vervanging, onderhoud of herstel sal benodig);
- Enige ander inligting wat die regspersoon as belangrik beskou.
Maatskappye wat in die opstel van onderhoudsplanne spesialiseer, gebruik nuttige template wat oor jare verfyn is en trustees se taak kan vergemaklik. Natuurlik kan trustees nie die inspeksie en opstel van die plan bloot aan 'n buitemaatskappy of selfs aan die bestuursagent oorlaat nie; hulle insette en oorsig oor samestelling van die plan is onontbeerlik. Trustees wat verkies om self die plan op te stel kan oorweeg om die formaat te volg wat hieronder beskryf word.
Prakties maak dit sin om 'n afsonderlike booglêer aan die tienjaarplan te wy (dit word nie aanbeveel dat die inligting slegs elektronies gestoor word nie) en om die inhoud van die plan in dié vyf afdelings te verdeel:
- 'n Matriks wat die kapitaalkoste-items en 'n opsomming van kostes vir elk van die tien jare op een groot blad vertoon: Dink aan 'n Excel-rekenvel (uitgedruk op A2- of A3-grootte papier) met rye wat die items lys en kolomme vir die kostes;
- Beskrywende verslag: 'n Verslag met genommerde paragrawe waarin elke kapitaalkoste-item se huidige toestand beskryf en, waar nodig, met foto's gestaaf word;
- Kosteberekeninge: 'n Afdeling wat kwotasies, kosteberamings en kosteberekenings bevat, saam met verduidelikende notas, soos nodig;
- Historiese onderhoudsverslag: 'n Verslag waarin die vernaamste onderhoud, herstel en vervangings wat in die afgelope vyf jaar plaasgevind het, chronologies opgesom word. (Dit verskaf konteks, verfris die geheue en help nuwe trustees om te weet wat reeds gedoen is en hoe lank gelede dit gedoen is.); en
- 'n Doenlys vir die huidige en opvolgende termyn: Die trustees is in staat om die plan vanaf teorie na praktyk om te skakel, deurdat hulle weet wat prakties in die volgende maande gedoen moet word.
Dit is vanselfsprekend dat die tien-jaar-onderhoudsplan jaarliks bygehou moet word sodat dit te alle tye 'n tien-jaar-vooruitskouing bevat. Die toepaslike beginsel wat die plan onderlê, is dat betroubare inligting betyds beskikbaar moet wees sodat daar vroegtydig vir groot toekomstige koste-items gespaar kan word.
Wat kwalifiseer as groot kapitaalkoste-items? BR 2(1)(i) bevat 'n uiteensetting: Bedrading, beligting en elektriese stelsels, rioolstelsel, watertoevoer- en afvoerpype, drein- en stormwaterstelsels, verhitting- en verkoelingstelsels, hysbakke, vloerbedekkings (teëls, matte) en bybehore (dink aan meubels en gordyne in 'n gemeenskapsaal), dakke, verf en waterdigting (buitekantse sowel as gemeenskaplike binneruimtes), kommunikasiestelsels en stelsels wat gemeenskaplike dienste verskaf, parkeergeriewe, paaie en geplaveide gedeeltes, sekuriteitstelsels en -geriewe, asook enige ander gemeenskaps- en ontspanningsfasiliteite;
Elke skema is uniek, en dit is belangrik dat, met die saamstel van die lys, geen items deur die trustees oor die hoof gesien word nie.
Onthou verder dat sekere items uit komponente bestaan wat afsonderlik in onderafdelings gespesifiseer behoort te word. So byvoorbeeld, is "dakke" nie net "dakke" nie, maar bestaan dit uit strukturele komponente en bedekkingskomponente (balke, dakkappe, fassieborde (facias), dakplate, isolasie- en waterdigtingslae, geutlappe (flashings), ensovoorts.
Wanneer dit kom by die berekening van kostes vir insluiting in die onderhoudsplan, moet die trustees werklik hul storie ken. Akkurate bedrae is nodig sodat die heffings wat eienaars in die volgende boekjaar moet betaal, sinvol vasgestel kan word. Twee doelwitte moet voor oë gehou word:
- Reserwefondsbydrae (toekomsgerigte doel, maar moet nou al spaar): Berekening van toekomstige verwagte onderhoudsuitgawes vir elk van die tien jare, sodat daar beplan kan word hoeveel geld nou reeds voorsien moet word in die regspersoon se begroting vir die volgende boekjaar; en
- Administratiewe fonds-bydrae (onmiddellike aanwending): Berekening van die bedrag wat deur die regspersoon in die volgende boekjaar aan onderhoud spandeer moet word.
BR 22(2) (saamgelees met die woordomskrywings in BR 2) stel die formule waarvolgens kosteberamings vir die volgende boekjaar bereken moet word (wat dan die regspersoon se verpligte bydrae tot die reserwefonds vir die jaar sal bepaal). Vir lesers se gerief word die wetgewer se formule so uitgedruk:
(GK -RV) ÷ PL
Waar:-
- GK = Geskatte koste soos bedoel in BR 2(1)(e) (estimated cost), synde die geheel van die geskatte koste wat voorsien moet word vir die onderhoud, herstel of vervanging van die bepaalde kapitaalkoste-item;
- RV = Reeds voorsiene bedrag soos bedoel in BR 2(1)(l) (past contribution), synde die bedrag reeds in die reserwefonds vir bogenoemde doel "gespaar";
- PL = Verwagte produktiewe lewensduur van die bepaalde item, soos bedoel in BR 2(1)(f) (expected life), synde die geskatte aantal jare wat die item sal hou voordat dit weer vervang of herstel of onderhou sal moet word.
'n Voorbeeld: Die skema se dak sal nog sewe jaar hou, maar die dakplate en sekere ander komponente sal dan in geheel vervang moet word. Die koste van vervanging volgens huidige waardes sal R900 000 wees.
Daar is reeds in die vorige twee jare begin om voorsiening te maak vir hierdie uitgawe deurdat 'n bedrag van R200 000 reeds by wyse van reserwefondsheffings ingesamel is, en in die reserwefonds gehou word. Hoeveel reserwefondsbydrae moet in die komende boekjaar begroot word vir die item? R100 000, en dit word volgens bogenoemde formule soos volg bereken:
(R900 000 - R 200 000) ÷ 7 = R100 000
Om 'n goeie tienjaaronderhoudsplan vir 'n skema op te stel, goedgekeur te kry, jaarliks op te dateer en nougeset te implementeer, verg deurlopende kundigheid en toewyding van trustees sowel as van eienaars.
Die beloning sal uiteindelik groot wees: Geboue en terreine waarop alle inwoners trots kan wees, vermeerdering van eenhede se waarde, en genoeg geld in die reserwefonds om skielike groot heffingsverhogings te vermy.
