Mens raak soms amper verlief op 'n storie wat jou verbeeldingswêreld betrek en oortuig.
'n Vriend, met goeie geskiedkundige kennis, het my eendag met gesag vertel dat die beskrywing round robin afkomstig is van 'n 17de-eeuse Franse gebruik van besluitneming. Die Franse "roubain rond" word letterlik in Engels vertaal as round ribbon. Ribbon word toe robin vir die Engelse oor, toe die gebruik van die tipe besluitneming daar gewild geraak het.
Roubain rond het verwys na ondertekening van 'n petisie of klagte waar handtekeninge in 'n sirkelvorm gemaak is - met die slim oogmerk om die kronologie waarin die handtekeninge aangebring is, te versteek.
Daar is dus nie een persoon wat uitstaan as aanstigter van die petisie nie, en dit blyk dat elkeen eens is met die besluit. Soms is die handtekeninge op 'n lint geskryf, welke dan onderaan die petisie vasgemaak is.
Ten einde vandag se rubriek te skryf, het ek die storie vinnig nagegaan op Google, en dit blyk toe dat voormelde nie noodwendig akkuraat is nie en dat daar ook ander teorieë is, sommige wat 'n mens se verbeelding minder plesier gee!
Nietemin, ons navraag vandag gaan oor rondomtalie-besluitneming na aanleiding van 'n leser se kommentaar oor sodanige gebruik. Hy het vertel dat hy in 'n aftreeoord woon waarbinne daar omtrent 160 dele is. Die deeltitelskema is omtrent 20 jaar gelede opgerig en spesiale en algemene vergaderings is nog altyd in persoon gehou. Die afgetredenes het altyd moeite gedoen om die vergaderings by te woon en te stem.
Vroeër vanjaar is 'n spesiale vergadering belê ten einde te stem oor 'n voorgestelde aanbouing by een van die dele. Die resolusie is nie aanvaar nie, met ander woorde, die 75%-meerderheid wat vir so 'n aanbouing nodig is (art. 24 Deeltitelwet), is nie bekom nie.
Die trustees besluit toe, eensydig, dat 'n rondomtaliewyse van stemming voortaan in die skema gebruik sal word. Toe is die veranderings goedgekeur - klaarblyklik het lede by wyse van die rondomtaliestemmery hul instemming aangetoon.
Wat is rondomtalie-besluitneming in 'n deeltitelskema?
- Besluitneming by algemene en spesiale ledevergaderings
Deeltiteleienaars sal, as lede van die regspersoon, met gewone meerderheidsbesluite, spesiale besluite en eenparige besluite te doen kry.
Ingevolge Bestuursreël (BR) 20(1)(b) in die Deeltitelbestuurswet (DBW) se regulasies, word gewone meerderheidsbesluite geneem deur 'n eenvoudige 50% + 1-meerderheid (bereken volgens waarde) van lede wat teenwoordig is en stem tydens 'n algemene jaarvergadering.
Waarde, in hierdie konteks, word bepaal soos aangedui in art. 6(6) van die DBW en verwys na:
- Die totaal van die deelnemingskwotas wat aan die dele wat in daardie lid se naam geregistreer is, toegeken is; of
- Die waarde wat aan daardie lid toegeken is ingevolge 'n spesifieke reël van die bepaalde skema (in terme van art. 10(2), DBW).
As 'n mosie wat 'n gewone meerderheid verg om aanvaar te word ter tafel gelê gaan word, moet eienaars ten minste 14 dae se skriftelike kennisgewing ontvang van die vergadering (BR 15(5), DBW).
Die kennisgewing moet vergesel moet word van 'n agenda en 'n afskrif of omvattende opsomming van enige dokument wat tydens die vergadering aan lede voorgelê gaan word vir oorweging of goedkeuring.
Vir hierdie besluite is 'n kworum aanwesig wanneer lede wat 'n derde van die totale stemme van lede in waarde hou, teenwoordig is (BR 19(2)(b)).
In skemas met minder as vier primêre dele, of 'n regspersoon met minder as vier lede, is 'n kworum daargestel wanneer lede wat ten minste twee derdes van die totale stemme van lede in waarde hou teenwoordig is (BR 19(2)(a).
Om 'n spesiale besluit te neem, is dit nodig dat ten minste 75% van die eienaars (gereken in getal en waarde) by die vergadering teenwoordig is, en dat ten minste 75% ten gunste van die mosie stem. Ditto met 'n eenparige besluit, behalwe dat die 75%-vereiste sopas genoem, 80% word en, met die stertjie, dat daar geen stem teen die voorgestelde eenparige besluit was nie. Art.6(2) van die DBW vereis dat minstens 30 dae se skriftelike kennisgewing gegee moet word van 'n vergadering waar 'n spesiale of eenparige besluit oorweeg gaan word. Die 30-dae-kennisperiode mag verkort word, sou die trustees meen dat dit noodsaaklik is weens die dringendheid of spesifieke aard van 'n saak.
In al hierdie gevalle is die verwysing na 50% + 1, 75% en 80% effe misleidend. Weens die kworumvereiste is dit nie nodig dat elke eienaar stem nie, en 51%, 75% of 80% verwys na die stem van diegene wat by die vergadering was en wat genoegsaam was om die kworum daar te stel. Anders gestel: In 'n skema met 90 dele van dieselfde grootte en waarde, kan 'n gewone besluit geldig geneem word by 'n vergadering waar daar ten minste 60 eienaars teenwoordig was, en as ten minste 31 eienaars ingestem het.
Die meerderheidsbesluit is dus geldig as 31 van 90 eienaars ingestem het. Dieselfde berekening, aangepas, geld ten opsigte van eenparige en spesiale besluite.
- Besluitneming by wyse van rondomtalie-stemmery
Wanneer 'n besluit by wyse van rondomtalie geneem word, beteken dit eenvoudig dat die konsepresolusie per e-pos na al die eienaars gestuur word of per hand afgelewer word. As 'n eienaar instem, dan onderteken hy die dokument en besorg dit terug aan die trustee-komitee.
'n Skema se reëls hoef nie spesifiek vir rondomtaliebesluitneming voorsiening te maak nie: Die DBW se definisies van wat 'n spesiale en eenparige besluit is, maak voorsiening vir skriftelike instemming (te wete, round robin of rondomtalie-stemmery).
Die definisie van wat 'n spesiale besluit is, noem dat dit 'n besluit insluit waartoe 75% van eienaars (gereken in waarde en aantal) skriftelik toegestem het.
So ook wat 'n eenparige besluit aanbetref - die definisie verwys na die neem van eenparige besluite by algemene vergaderings deur 80% van eienaars (gereken in waarde en aantal) en sluit ook 'n skriftelike, eenparige besluit in.
In dié geval bepaal die wetgewer egter dat elke eienaar skriftelik moet toestem alvorens dit 'n geldige skriftelike (rondomtalie) en eenparige stem daarstel.
Dit is dus moeiliker om besluite by wyse van rontomtalie te passeer: Daar is nie sprake van 'n kworum waar die besluit geneem kan word deur 'n kleiner groep eienaars nie - onderskeidelik 50% + 1 (gereken in waarde), 75% of 80% van eienaars (gereken in waarde en getal).
Daar is heelwat aspekte van hierdie tipe besluite wat onseker is.
Wat van kennisgewingsperiodes en afsnydatums as voorbeelde? Die DBW is voorskriftelik oor hoe lank voor 'n vergadering eienaars kennis daarvan moet ontvang, tesame met detail oor watter mosies ter tafel gelê gaan word en dokumente wat ter ondersteuning van die mosie bestudeer moet word.
Dit het uiteraard ten doel om eienaars 'n geleentheid te gun om die feite na te gaan sodat hulle 'n ingeligte besluit kan neem. Daarmee saam, hoe langer die kennistydperk, hoe beter die kans vir eienaars om reëlings te tref om dit te kan bywoon. Maar die kennisgewingsperiodes wat die DBW voorskryf, hou verband met die datum van 'n volgende vergadering wat voorlê, iets wat nie deur 'n rondomtalie-besluit in die vooruitsig gestel word nie.
Kan trustees aandring op onmiddellike terugvoering, of 'n sperdatum vasstel vir eienaars om hul instemming (deur ondertekening van die mosie) te móét stuur?
'n Ander tameletjie is die navraag of die resolusie elektronies (deur byvoorbeeld 'n WhatsApp) gestuur kan word en of dit dan op daardie medium elektronies onderteken kan word. Ons sal in 'n volgende rubriek na hierdie kwelpunte kyk.
- Uitsonderings, wanneer rondomtalie-besluitneming nie toelaatbaar is nie
'n Mosie om die kontrak tussen die regspersoon en 'n bestuursagent te beëindig, moet ten tye van 'n algemene vergadering geneem word en kan nie by wyse van rondomtalie gedoen word nie (BR 28(7)(a) DBW). So ook nie 'n mosie wat handel oor 'n beoogde verbetering of aanpassing aan die gemeenskaplike eiendom of oor die installering van voorafbetaalde meters nie (BR 29(2) en (4)).
