By 'n onlangse algemene vergadering waar gemoedere onder eienaars hoog geloop het, vra 'n trustee vir die bestuursagent hoe sy dit regkry om so kalm te bly.
"O, dis maklik," antwoord die bestuursagent, "die fooi wat julle my betaal sluit 'n stewige premie in wat my verplig om my paniek stilweg te hanteer."
In vandag se rubriek word daar na aanleiding van 'n leser se interessante vrae twee vlieë met een klap geslaan: Daar word eerstens aandag geskenk aan die vereistes waaraan 'n regspersoon moet voldoen wanneer 'n bestuursagent aangestel word; en tweedens word die begrip regspersoon (in die konteks van uitvoering van magte en bevoegdhede) herbesoek.
Die volgende voorbeeld dien as vertrekpunt vir die bespreking.
Stienie Smit, 'n afgetrede prokureur, was vir 30 jaar die voorsitter van die trustees in die deeltitelskema Parksig.
Pietie Pieterse was haar mede-trustee, maar het meestal as "rubberstempel" vir Stienie se besluite gedien. Niemand het gekla nie, want Stienie was bekwaam en het eienaars se belange op die hart gedra. Sy het alles in die skema gedoen, en het dit so goed gedoen dat niemand ooit oorweeg het om 'n bestuursagent aan te stel nie.
Stienie was die opsigter, het self die boeke gedoen, instandhoudingstake oorsien, begrotings opgestel, gesorg dat wetsvereistes nagekom word, het algemene vergaderings belê, heffings ingesamel, en CSOS- heffings gereeld oorbetaal. Sy het selfs 'n keer of wat in die nanag - met 'n krieketkolf in die hand - aan 'n raserige huurder se deur geklop en hom hoflik versoek om die ander eienaars se behoefte aan slaap te respekteer.
Ná 30 jaar se diens het Stienie haar eenheid verkoop en na 'n aftree-oord verhuis. Pietie en Marie Marais is daarna verkies as die twee trustees.
Eers nadat iemand se kat vir dae lank soek was in die lang gras wat vroeër 'n netjiese grasperk was, en die voetgangerhek reeds 'n maand lank stukkend was, en geen van die gloeilampe in die voorportaal se plafon meer gewerk het nie, het Marie huiwerig die gedagte aan Pietie geopper dat hulle moet oorweeg om 'n bestuursagent aan te stel.
Pietie het sy kop mismoedig geskud. Die meerderheid eienaars het al in gesprekke aan hom aangedui dat hulle nie meen 'n bestuursagent is nodig nie. "Ons kan alles self doen, soos in die verlede, en die trustees moet die leiding hier neem," was die boodskap aan hom. En hy herinner hom buitendien dat hy in die wet gelees het dat 'n spesiale besluit, en nie bloot 'n meerderheidsbesluit van die lede nie, vereis word vir die aanstelling van 'n bestuursagent.
Marie het die Deeltitelbestuurswet (DBW) nageslaan, maar kon geen verwysing na die begrip bestuursagent daarin vind nie. Sy het wel in art. 4(a) van die wet gelees "die regspersoon het die bevoegdheid om sodanige agente en werknemers aan te stel as wat die regspersoon nodig ag".
Daarna het Marie die skema se bestuurs- en gedragsreëls nadergetrek. Sy het opgelet dat dit die standaardstel reëls is soos voorgeskryf in die regulasies tot die DBW.
In bestuursreëls BR2(j) lees sy die volgende definisie raak: 'n Bestuursagent beteken enige persoon wat skema-bestuursdienste teen vergoeding aan 'n regspersoon lewer, ongeag of daardie vergoeding in rand en sent of in 'n ander vorm van vergoeding ontvang word, en dit sluit enige persoon in wat in diens geneem is om sodanige dienste te lewer (vry vertaal uit die Engels).
En in BR 2(g) vind sy die omskrywing vir 'n uitvoerende bestuursagent: 'n bestuursagent wat aangestel is om al die funksies en magte van die trustees uit te voer ingevolge reël 28.
Nadat sy reël 28 goed bestudeer het, besef Marie dat daar 'n wesenlike verskil is in die aanstelling van 'n "gewone" bestuursagent en 'n uitvoerende bestuursagent.
Om 'n uitvoerende bestuursagent (met ander woorde, iemand wat die volledige rol en al die funksies en magte van trustees oorneem) aan te stel, moet daar kragtens BR 28(1) 'n spesiale besluit van die lede van die regspersoon bekom word.
'n Uitvoerende bestuursagent tree in die plek van trustees, staan in 'n vertrouensverhouding tot die regspersoon en moet die pligte en verantwoordelikhede wat in BR 28(3) en (4) beskryf word getrou nakom.
Die rede vir die hoë hekkie van besluitneming is dus dat daar inderwaarheid ná só 'n aanstelling geen nodigheid vir trustees gaan wees nie; trouens, daar hoef nie eens meer trustees vir die skema verkies te word nie. BR28(2) dui weliswaar ook 'n alternatiewe roete aan, naamlik waar eienaars wat oor meer as 25% van deelnemingskwota beskik CSOS mag nader vir die aanstelling van so 'n uitvoerende bestuursagent.
Maar as die skema wel behoefte het aan professionele bestuurshulp, maar nie só 'n allesomvattende diens wil bekom nie, hoe moet trustees te werk gaan om 'n "gewone" bestuursagent aan te stel?
Die gedagte is dat hier 'n persoon of firma sal wees wat saam met die trustees werk, hulle sal ondersteun in hul administratiewe en instandhoudingstake en hul opdragte uitvoer.
In hierdie verband lees Marie in BR 28(5) die volgende (vry vertaal uit die Engels, en kolpunte verskaf om betekenis geriefliker oor te dra): Die regspersoon mag - as die trustees so sou besluit, en moet, indien . . . die lede 'n resolusie tot die effek neem - 'n bestuursagent aanstel om gespesifiseerde finansiële, sekretariële, administratiewe of ander bestuursdienste onder toesig van die trustees uit te voer.
Dit is toe met hierdie bewoording se vertolking dat Marie vashaak.
Beteken dit dat, as die trustees besluit het dat hulle graag 'n bestuursagent wil aanstel, hulle daarna die versoek na die regspersoon (die lede) moet neem, en dat die lede dan by wyse van gewone meerderheidsbesluit op 'n algemene vergadering "ja" of "nee" stem?
Of is die teendeel waar?
Beteken dit dat die trustees self, sonder verdere konsultasie met of uitdruklike instemming van eienaars so 'n aanstelling mag doen?
Marie bel vir Stienie, wat haar soos volg meedeel: Die antwoord is dat die trustees, sonder die nodigheid van verdere insette deur die eienaars, die besluit kan neem en dus self die "gewone" bestuursagent mag aanstel.
Dit is tog immers die trustees wat moet sorg dat die werk in die skema gedoen word! Die enigste voorbehoud is dat daar in die goedgekeurde begroting voorsiening vir sodanige bestuursagent se koste moet wees. (Sien BR 9(c)).
Maar hoe kan dit so maklik wees, vra Marie.
BR 28(5) sê tog dat die regspersoon die aanstelling mag doen. Dit beteken tog seker dat dit die eienaars is wat moet besluit, nie waar nie?
Stienie stem saam met Marie dat die bewoording van die reël verwarring kan skep, maar benadruk dat die interpretasie (die trustees mag self die besluit neem) baie duidelik uit die konteks van die wet en reëls en die bedoeling van die wetgewer blyk.
'n Mens moet onthou, seg Stienie, dat 'n regspersoon eintlik 'n "papierdier"' is. Dit is 'n skepping van die wetgewer.
Hoewel dit 'n "persoon" is in die oë van die reg, het dit nie soos 'n natuurlike persoon ('n mens) 'n fisieke kop, arms en bene nie.
Wanneer 'n mens iets gedoen wil kry, dan neem hy die besluit, rol sy moue op, en doen die ding wat hy besluit het.
Maar hoe besluit 'n regspersoon om iets te doen, en hoe gee dit uitvoering aan die besluit?
'n Regspersoon kan net handel deur sy "organe". Dit het twee organe, naamlik:
• Die trustees (wat gesamentlik besluite moet neem, en dan uitvoering gee daaraan); en
• Die eienaars, synde die lede van die regspersoon (wat by wyse van stemming in 'n algemene vergadering opdragte gee aan die trustees).
Die DBW bepaal in art. 7 dat die funksies en magte van die regspersoon deur die trustees uitgevoer moet word, onderhewig aan die wet, reëls en enige instruksies of beperkings opgelê deur die lede op die algemene jaarvergadering.
Dit beteken dus dat, wanneer die wet of reëls bepaal dat "die regspersoon" iets mag of moet doen, dit in die normale gang van sake die trustees is wat daardie ding mag of moet doen.
Dit is dus altyd in die sfeer van bevoegdheid van die trustees om besluite namens die regspersoon te neem (en daaraan uitvoering te gee) tensy daar 'n uitdruklike (of duidelik geïmpliseerde) bepaling in die wet, reëls of notules van 'n algemene jaarvergadering is wat aandui dat dit die lede self is wat die besluit moet neem. (As die bepaling nie spesifiseer wat die aard van 'n ledebesluit moet wees nie, is dit vanselfsprekend dat 'n gewone meerderheidsbesluit vereis word.)
Marie het die nuus met Pietie gedeel. Hulle het die goedgekeurde begroting nagegaan, en gesien dat Stienie reeds in die vorige jaar voorsiening gemaak het vir die fooie van 'n toekomstige bestuursagent.
Op 'n trusteevergadering kort daarna het Pietie en Marie 'n resolusie geneem om Besige Bye en Kie as hul bestuursagent aan te stel. Albei trustees het (soos vereis in BR 10(1)(b)) die skriftelike kontrak met die agent onderteken.
'n Week later was die gras gesny, al die ligte in die voorportaal het gewerk, en die voetgangerhek is herstel. In opdrag van die trustees het die bestuursagent vir Stienie 'n bos blomme gestuur, saam met 'n dankie- kaartjie waarin die trustees hul waardering uitgespreek het vir haar jare se onbaatsugtige, bekwame diens, en dít teen geen vergoeding nie.
