In Die Burger-artikel #95 van 31 Mei vanjaar, is klem geplaas op voorskrifte van die Deeltitelbestuurswet (DBW) wat te make het met die aanstelling van 'n bestuursagent in 'n deeltitelskema.
Daarin is ook benadruk dat die take wat 'n bestuursagent vir 'n regspersoon vervul, van skema tot skema verskil. Die kontrak tussen die regspersoon en die bestuursagent sal bepaal watter verantwoordelikhede aan die bestuursagent toevertrou word.
Soos ook in artikel #95 genoem is, bepaal die DBW egter dat die regs-verantwoordelikheid vir nakoming van die veelvuldige pligte van trustees - welke ten doel het om te verseker dat die skema bestuur word op 'n wyse wat die beste belange van eienaars bevorder - by die trustees bly, amper soos Damokles se swaard.
Die rede waarom die wetgewer dit so bepaal het, glo ek, het onder meer te make met die feit dat trustees baie dikwels ook eienaars binne 'n skema is.
Uiteraard sal hulle daarom 'n meer persoonlike belang hê in die behoorlike bestuur en instandhouding van 'n skema; hulle is fisiek daar teenwoordig, is trots op die instandhouding, sien watter aspekte aandag nodig het, weet wie verontagsaam reëls en hanteer dit, merk watter verbeterings die inwoners sal bevoordeel, en dies meer.
Daarom dat die wetgewer ook nie 'n outomatiese vergoeding vir hierdie sorg stipuleer nie.
Vergestalting van dié ideaal in praktyk is 'n ander storie. Daar is heelwat deeltitelskemas waar sake glad verloop en trustees dit regkry om behoorlik na die bestuur om te sien, met of sonder die bystand van 'n bestuursagent.
Maar dit is ongelukkig ook welbekend dat heelwat skemas nie die wa deur die drif getrek kry nie (weer eens, met of sonder die hulp van 'n bestuursagent). Daarom moet die wetgewer, regspersone, trustees en bestuursagente herinner word aan die woorde van Robert Burns dat " . . .the best laid plans of mice and men often go awry" (of in die sagter oorspronklike Skotse woorde "The best laid schemes o' Mice an' Men Gang aft agley".)
Lesers tob nou seker oor wat die rede vir hierdie onbevredigende stand van sake is. Daar is heelwat faktore soos ons sukkelende ekonomie, finansiële druk wat eienaars en regspersone ervaar, maar 'n paar afgeskeepte redes waaraan 'n mens ook dink, sluit die volgende in:
1. Eienaars wat hul hande afvee wat die bestuur van die skema aanbetref en net aanvaar dat die trustees, met of sonder 'n bestuursagent, na alles moet omsien. Dít was nooit die wetgewer se bedoeling nie. Die DBW (en sy voorgangers) bepaal dat eienaarvergaderings gehou moet word sodat eienaars aan besluitneming kan deelneem. Eienaars (en sekere belanghebbendes) mag deesdae ook trusteevergaderings bywoon en daar opinies lug of insette lewer (Bestuursreël 11(3)).
Dit alles is deel van die ideaal wat ons hierbo genoem het. Maar in werklikheid, so vertel trustees en bestuursagente, is daar te dikwels apatie onder eienaars - en dít weer maak besluitneming ter bevordering van die belange van hierdie einste eienaars 'n amper onuitvoerbare taak vir trustees en bestuursagente.
2.Tyd speel 'n belangrike rol in ons almal se lewens. 'n Kollega in die bedryf noem onlangs in 'n e-pos oor bestuursagente talle " . . . portefeuljebestuurders is heeltemaal oorlaai met die getal geboue waarna hulle kyk. Sommige het tot 30. Alles is krisisbestuur en hulle het dus eenvoudig nie tyd vir onderhoud nie".
Dieselfde geld vir trustees. Selfs 'n persoon geseën met toewyding, kennis en 'n verantwoordelike persoonlikheid kan nie altyd tred hou met hoe vinnig veelvuldige aspekte in 'n skema tegelykertyd aandag verg nie.
3.'n Onverklaarbare leemte in die DBW (en sy voorgangers) is om te vereis dat diegene wat 'n deeltitelskema bestuur, spesifieke opleiding in deeeltitelskema-bestuur moet hê.
Die DBW vereis desnieteenstaande dat eienaars, as die regspersoon, via hul trustees (met of sonder hulp van 'n bestuursagent) onder meer die volgende moet doen met die tipe sorg wat in 'n fidusiêre verhouding tussen partye vereis word:
• Opstel van 'n jaarlikse begroting;
• Berekening van heffingbedrae, invordering van heffings en administrasie van heffings;
• Bestuur van die skema se bankrekeninge en administratiewe en reserwefondse;
• Instandhouding en versorging van alle gemeenskaplike eiendom soos ontspanningsareas, tuine en grasperke binne die skema;
• Opstel en byhou van notules van vergaderings (trustee-vergaderings en algemene vergaderings);
• Byhou van 'n akkurate rekord van die skema se reëls;
• Toesien daartoe dat alle geboue en opgraderings of verbeterings daaraan, asook die gemeenskaplike eiendom, voldoende verseker is;
• Reël en hou van algemene jaarvergadering (met talle sperdatums en vereiste papierwerk), asook spesiale vergaderings van lede;
• Aanspreeklikheid vir die aanwending van die regspersoon se geld in ooreenstemming met die goedgekeurde begroting;
• Byhou van akkurate boekhouding van die skema en reël van 'n jaarlikse oudit;
• Seker maak dat die skema se finansiële state geoudit word;
• 'n Realistiese vooruitskouing doen van alle belangrike onderhoudsbehoeftes van die skema oor 'n 10-jaarperiode; en 'n onderhoudsplan opstel; en
• Trustees mag ook werknemers of agente aanstel, soos 'n bestuursagent, geld belê wat nie onmiddellik deur die skema benodig word nie; diensverskaffers vind vir verskeie dienste; en portefeuljes skep vir spesifieke take wat deur aangewese individuele trustees vervul moet word.
Geen wonder wyle Tertius Maree het tereg in hierdie rubriek (in 2017) gesê dat "[D]ie pligte en magte van die trustees van 'n deeltitelskema is 'n onderwerp waaroor letterlik 'n boek geskryf kan word."
Hierdie omvattende take en verantwoordelikhede ten spyt, word nóg trustees nóg bestuursagente verplig om toepaslike opleiding te hê of te ondergaan.
4. Die Gemeenskapbehuisingsombudswet (die Ombudswet) het in Oktober 2016 in werking getree.
Daarin is, in hierdie konteks, 'n karige vereiste gestel dat persone soos trustees wat uitvoerende magte het in behuisingskemas, self "redelike stappe" moet neem om hulself op te lei en in te lig oor die bestuur van die behuisingskema.
Dit is myns insiens geheel en al onvoldoende gesien die gewigtigheid van die finansiële en ander verantwoordelikhede van die bestuurstaak.
Immers, eienaars se belegging in 'n woonplek is in meeste gevalle daardie persoon se grootste belegging ooit. As die skema swak bestuur word, dan daal die waarde van die eienaar se belegging terwyl hy steeds die swaar verbandafbetalings moet volhou.
Daar is wel heelwat instansies wat, uit hul eie, hierna probeer omsien en kursusse aanbied vir deeltitelbestuur - vir trustees én bestuursagente - maar om so iets by te woon is vrywillig, dra koste, en die gehalte en inhoud van die opleiding wissel van instansie tot instansie.
Dit is daarom nie 'n noodwendige afleiding dat 'n persoon wat so 'n kursus bygewoon het, relevante of voldoende opleiding ontvang het nie. (Dit is wel belangrik om te noem dat daar van hierdie kursusse is wat deur deeltitelkenners opgestel en aangebied word, en uitstekend is. Maar ander nie - en dit is die fout van die wetgewer om geen voorskrif of raamwerk te bied oor watter opleiding voldoende is vir 'n trustee of bestuursagent nie.)
Kom ons gooi olie op hierdie vuur. Die DBW het 'n nuwe rol in deeltitelbestuur geskep, naamlik dié van 'n uitvoerende bestuursagent, oftewel 'n "executive managing agent". So 'n bestuursagent sal in die skoene van die trustees tree en neem dan alle verantwoordelikhede en pligte rakende die bestuuur van die skema oor.
Damokles se swaard hang nou oor hierdie agente se nek, nie meer trustees s'n nie. Weer eens is daar egter géén vereiste in die DBW dat hierdie spesiale tipe bestuursagent spesifieke opleiding of kwalifikasies moet hê nie.
Dieselfde verpligting in die Ombudswet om redelike stappe te neem om jouself in te lig, geld ten opsigte van so 'n agent - maar soos vroeër genoem, is dit geensins voldoende om werklik ten beste na die belange van die eienaars in die skema om te sien nie.
Hoe trek 'n mens dié kameel deur die naald se oog tot tyd en wyl die wetgewer intree? Gelukkig is daar heelwat uitstekende trustees wat met 'n skouer-aan-die-wiel-gesindheid betrokke bly by die skema se sake, meesal sonder vergoeding.
Sulke suksesvolle spanne het soms lede wat sekere finansiële, instandhouding- of bestuurs-agtergronde het: Dit help baie, maar is nie 'n towerstaf nie. Bestanddele van 'n resep vir 'n suksesvolle trusteespan sal ook, onder meer, tyd, toewyding, insig en die vermoë om eienaars betrokke te kry in die bestuur, insluit.
Dieselfde geld vir "gewone" bestuursagente asook "uitvoerende" bestuursagente. Baie het dikwels moeite gedoen om van die beskikbare kursusse by te woon, en het spanne saamgestel met 'n verskeidenheid talente en kwalifikasies en gee uitstekende diens.
Maar die oog van die naald is nou: As eienaars trustees kies, of 'n bestuursagent of uitvoerende bestuursagent aanstel, maak seker dat dit gedoen word met die bewussyn van wat hierdie rol vereis.
